Wdrożenie i wsparcie Apilo

Jak wygląda wdrożenie Apilo krok po kroku?

Wdrożenie Apilo zaczyna się od decyzji, skąd biorą się stany, a kończy zamówieniem testowym. Kolejność ma znaczenie, bo oferty da się powiązać dopiero z gotowym magazynem.

1. Źródło magazynu. Wybieramy źródło z największą liczbą produktów i uzupełnionymi SKU i EAN: platformę sprzedaży, ERP, program księgowy online, plik CSV albo hurtownię.
2. Kanały sprzedaży. Marketplace'y i sklep dodajemy w Administracja > Kanały sprzedaży.
3. Import i powiązanie ofert. Importujemy oferty bez tworzenia nowych produktów, wiążemy je z magazynem po SKU, EAN albo nazwie i włączamy automatyczną aktualizację stanów i cen.
4. Kurierzy. Konta kurierów dodajemy w Administracja > Kurierzy, a w kanałach sprzedaży wiążemy ich metody wysyłki z usługami przewoźników.
5. Faktury i KSeF. Moduł fakturowania Apilo albo program księgowy, serie numeracji i połączenie z KSeF.
6. Zadania automatyczne. Statusy, dokumenty, e-maile i tagi, ułożone w kolejności, w jakiej mają się wykonać.
7. Zamówienie testowe. Sprawdzamy całą ścieżkę: zamówienie, stan, etykietę, numer przesyłki na platformie i fakturę.

Zamówienia z marketplace'ów pojawiają się w Apilo po około 5 minutach od złożenia. Stany i ceny synchronizują się co określony czas, zależny od abonamentu. Gdy ten sam towar sprzedajesz w wielu kanałach, a stany są niskie, rozważ płatną synchronizację na żywo (stan na październik 2026).

Integracja Apilo z marketplace'ami, sklepem, kurierami i ERP

Apilo podaje, że ma ponad 650 integracji, a ich liczba w abonamencie nie jest ograniczona (stan na październik 2026). Poniżej przykłady z listy integracji Apilo.

Część połączeń jest płatna osobno. Wtyczki do Subiekta, Symfonii, Comarch Optima czy WAPRO WF-MAG pochodzą od firm partnerskich Apilo, np. Integratory.pl i Sellintegro, i są w cenniku Apilo dodatkowo płatne, podobnie jak podłączenie hurtowni (stan na październik 2026). Uwzględniamy to w planie wdrożenia, zanim zaczniemy konfigurację.

API Apilo

Gdy systemu nie ma na liście, łączymy go przez REST API Apilo. Klucz tworzysz w panelu w Administracja > Klucze API Apilo. Token dostępu jest ważny 21 dni, a refresh token 2 miesiące od ostatniego odnowienia. API obejmuje zamówienia, produkty, ceny, przesyłki, dokumenty sprzedaży i kanały sprzedaży, a limit zapytań zależy od abonamentu (stan na październik 2026).

KSeF w Apilo: co trzeba ustawić?

Integracja z KSeF jest w cenie abonamentu Apilo. Apilo wysyła do KSeF faktury i korekty wystawione w swoim module fakturowania. Jeśli faktury wystawia program księgowy, np. wFirma, Fakturownia albo inFakt, do KSeF wysyła je ten program, nie Apilo.

• Połączenie. W Administracja > Księgowość konfiguracja dodajesz integrację KSeF, wgrywasz certyfikat KSeF z kluczem prywatnym i podajesz hasło oraz NIP. Certyfikat musi mieć pełne uprawnienia, w tym do wystawiania faktur.
• Środowisko. Najpierw przedprodukcyjne do testów, potem produkcyjne.
• Tryb offline. Do wystawiania faktur, gdy KSeF nie działa, potrzebny jest dodatkowy certyfikat offline (typ II).
• Serie numeracji. Każda integracja z KSeF potrzebuje osobnej serii. W ustawieniach serii wybierasz, czy faktury idą do KSeF automatycznie po wystawieniu, czy ręcznie.
• Płatności. Metody płatności mapujesz w ustawieniach integracji. Faktura z niepowiązaną metodą trafia do KSeF bez informacji o płatności.
• Statusy. Dokument ma status Błąd, Przetwarzanie, Oczekuje na PDF albo Wystawiono offline. Dokumenty z błędem sprawdzasz w Zamówienia > Dokumenty księgowe i wysyłasz ponownie.

Przy wdrożeniu ustalamy jeden kanał wysyłki faktur. Gdyby te same faktury wysyłały Apilo i program księgowy, grożą duplikaty. Terminy i obowiązki opisujemy w przewodniku po KSeF.

Automatyzacje w Apilo: zadania automatyczne i zdarzenia własne

Zadania automatyczne to reguły w Administracja > Zadania automatyczne. Zdarzenie uruchamia zadanie, warunki zawężają je do właściwych zamówień, a akcje wykonują pracę. Gotowe szablony otworzysz przyciskiem Popularne (stan na październik 2026).

Kolejność akcji ma znaczenie. Dokument sprzedaży musi powstać przed e-mailem, inaczej klient dostanie wiadomość bez faktury.

Zdarzenia własne to przyciski, które uruchamiają akcje na żądanie: na liście zamówień, w karcie zamówienia i w asystentach zbierania i pakowania. Pakowacz uruchomi je skrótem klawiszowym albo skanując kod kreskowy. Przycisk możesz pokazać tylko wybranym osobom i tylko przy wybranym statusie.

Gdy reguła ma sięgnąć poza Apilo, akcja Wywołaj adres URL uruchamia scenariusz w n8n albo Make, a ten pobiera dane zamówienia przez API Apilo. Tak łączymy Apilo z arkuszem, CRM czy komunikatorem. Więcej przykładów opisujemy przy automatyzacji sklepu internetowego, a ile czasu oszczędza automatyzacja, policzysz w kalkulatorze opłacalności.

Typowe problemy z Apilo i ich przyczyny

Jeśli szukasz specjalisty od Apilo, bo coś przestało działać, zacznij od tej listy. Wiele z tych problemów naprawisz w ustawieniach, bez kodu. Te przyczyny sprawdzamy na początku przeglądu konfiguracji.

• Stany nie trafiają do oferty. Oferta nie ma powiązania z produktem albo ma wyłączoną automatyczną aktualizację. Oferty z błędem, widoczne w filtrze Wymagana interwencja, też nie dostają stanów i cen.
• Oferta powiązana z niewłaściwym produktem. Apilo łączy oferty po SKU, potem po EAN, a na końcu po nazwie. Ten sam EAN albo SKU w kilku produktach daje złe powiązania.
• Nowe oferty nie pojawiają się w Apilo. Apilo nie wykrywa ich samo. Trzeba ponowić import ofert i włączyć dla nich synchronizację.
• Zmiana SKU lub EAN na platformie nie przechodzi. Apilo nie pobiera tych zmian. Ofertę usuwasz z zakładki Relacje produktów i importujesz ponownie.
• Stan zmieniony na platformie wraca do poprzedniego. Źródłem stanów jest Apilo i przy synchronizacji nadpisuje wartość na platformie.
• Brak numeru przesyłki na platformie sprzedaży. Numer trafia do platformy do 15 minut po utworzeniu etykiety, gdy zamówienie ma status wysłane i przypisaną paczkę.
• Integracja z OLX przestaje działać. Połączenie z kontem OLX trzeba odświeżać co 30 dni.
• Klient dostał e-mail bez faktury. W zadaniu automatycznym wysyłka e-maila stoi przed wystawieniem dokumentu.

Apilo czy Base (BaseLinker)?

Apilo i Base (BaseLinker) rozwiązują ten sam problem: zbierają zamówienia z wielu kanałów, prowadzą wspólny magazyn, wysyłki, faktury i automatyzacje. Różnią się listą integracji, modelem cenowym i szczegółami działania. Poniżej porównanie na podstawie stron obu producentów.

• Sprawdź listy integracji. Sama liczba niewiele mówi. Ważne, czy są na nich Twoje kanały, kurierzy, program księgowy i hurtownie.
• Policz abonament na swoich danych. W Apilo liczą się zamówienia i aktywne oferty, w Base głównie zamówienia. Duży katalog przy małej liczbie zamówień i mały katalog przy wielu zamówieniach mogą dać różne wyniki.
• Przetestuj na prawdziwych zamówieniach. Oba systemy mają darmowy okres testowy. Sprawdź w nim całą ścieżkę, od zamówienia po fakturę.
• Ustal, kto wysyła faktury do KSeF. Oba systemy wysyłają tylko faktury wystawione u siebie.

Jeśli pracujesz już na jednym z tych systemów i wszystko działa, zmiana rzadko ma sens bez konkretnego powodu, np. brakującej integracji albo kosztu abonamentu. Pomagamy w obu systemach, a o Base piszemy na stronie wsparcia Base (BaseLinker).

Przejście z Base do Apilo i z powrotem

Przeniesienie sprzedaży między Base a Apilo robimy etapami, żeby sprzedaż nie stanęła. Funkcje obu systemów opisujemy według stanu na październik 2026.

1. Kopia danych z Base. Domyślny eksport produktów do CSV nie zawiera wariantów i parametrów, dlatego pełną kopię robimy domyślnym eksportem XML.
2. Magazyn w Apilo. Produkty wczytujemy importem CSV (plik do 10 MB, kolumny mapujesz przy imporcie), z platformy sprzedaży, z ERP albo przez API.
3. Kanały i oferty. Konta marketplace'ów i sklep podłączamy w Apilo, importujemy istniejące oferty i wiążemy je z produktami po SKU, EAN albo nazwie, bez wystawiania od nowa.
4. Ustawienia. Statusy, kurierów i szablony ustawiamy w Apilo od nowa, a akcje automatyczne z Base odtwarzamy jako zadania automatyczne.
5. Faktury. Ustalamy dzień, od którego faktury wystawia i wysyła do KSeF nowy system, z osobną serią numeracji.
6. Przełączenie. Wyłączamy synchronizację stanów w Base, zanim włączymy ją w Apilo, żeby dwa systemy nie nadpisywały sobie stanów w ofertach.

W drugą stronę, z Apilo do Base, droga jest podobna. Base importuje produkty z pliku CSV lub XML, nie przyjmuje plików XLS i przed dużym importem zaleca kopię zapasową katalogu. Historię zamówień zostawiamy w eksporcie ze starego systemu.

Integracje marketplace'ów z Apilo

Każdy kanał opisujemy na osobnej stronie: co łączy integracja i co ustawiamy przy wdrożeniu. Wszystkie strony, także dla Base, znajdziesz w integracjach.

• Allegro: kilka kont Allegro w jednym panelu, z ofertami, zamówieniami, autoodpowiedziami na wiadomości i Wysyłam z Allegro.
• Amazon: zamówienia FBA i FBM oraz ceny i stany ofert Amazon z magazynu Apilo.
• eMAG: zamówienia, oferty, stany i ceny z rynków eMAG w Rumunii, na Węgrzech i w Bułgarii.
• Kaufland: zamówienia, stany i numer przesyłki z linkiem śledzenia w Kaufland Global Marketplace.
• Empik: zamówienia, oferty, stany i ceny z Empik Marketplace, połączenie kluczem API.
• Erli: zamówienia, stany i ceny z Erli oraz nadawanie paczek przez Dostawy Erli.
• eBay: zamówienia z wielu kont eBay w jednym panelu, ze stanami i cenami z magazynu Apilo.
• OLX: oferty OLX włączane i wyłączane według stanu w magazynie Apilo.
• Temu: zamówienia, oferty z danymi GPSR, stany, ceny i numery przesyłek dla Temu.