Audyt procesów w firmie

Jak przygotować się do audytu procesów?

Do audytu procesów przygotowujesz się w 15 minut: wypełniasz krótką ankietę i wskazujesz osoby, które znają procesy od środka. W ankiecie pytamy o narzędzia, procesy i osoby, które za nie odpowiadają. Na tej podstawie układamy plan warsztatu. Przed warsztatem podpisujemy NDA.

Kto bierze udział

Na warsztacie potrzebujemy właściciela lub osoby zarządzającej i 1–3 osób, które na co dzień wykonują przeglądane procesy. Właściciel wie, dokąd zmierza firma i co jest priorytetem. Zespół wie, jak praca wygląda naprawdę, łącznie z obejściami i wyjątkami, których nie ma w żadnej instrukcji. Bez tych osób mapa byłaby ładna, ale nieprawdziwa.

Jakie dane przygotować

• listę programów, z których korzysta firma: poczta, CRM, sklep, program księgowy, arkusze,
• przykładowe dokumenty z procesu, np. zapytanie, ofertę, zamówienie i fakturę,
• szacunkową liczbę powtórzeń w tygodniu dla procesów, które chcesz przejrzeć,
• informację, które programy mają API, jeśli ją macie.

Warsztat odbywa się online albo na miejscu w województwie śląskim. Resztę informacji zbieramy w rozmowie.

Mapowanie procesów – na czym polega?

Mapowanie procesów polega na rozpisaniu procesu krok po kroku: co się dzieje, kto to robi, w jakim programie i ile czasu to zajmuje. Zaczynamy od zdarzenia, które uruchamia proces, na przykład zapytania od klienta. Kończymy na efekcie, za który firma dostaje pieniądze, na przykład na fakturze. Po drodze zapisujemy każde przekazanie danych między osobami i programami.

Na takiej mapie od razu widać miejsca, w których dane są przepisywane ręcznie albo czekają na czyjąś reakcję. W przykładzie to oferta składana w Wordzie i Excelu oraz faktura wystawiana na podstawie danych z arkusza. To typowe wąskie gardła: zajmują czas, a pomyłka w kwocie albo NIP-ie wraca potem do klienta. Przy każdym kroku zapisujemy też wyjątki, bo to one najczęściej decydują, czy automatyzacja się uda.

Podczas analizy sprawdzamy programy i ich API. Dzięki temu wiemy, czy dane da się przesłać między systemami bez przepisywania, czy trzeba szukać innego połączenia. Mapa jest punktem wyjścia do każdej kolejnej decyzji. Więcej o tym, co dzieje się po mapie, piszemy na stronie automatyzacja procesów.

Jak ustalić, co zautomatyzować najpierw?

Co zautomatyzować najpierw, ustalamy na macierzy oszczędności i trudności: na początek idą procesy, które oszczędzają dużo czasu i są łatwe do wdrożenia. Każdy proces z mapy trafia do jednej z czterech ćwiartek. Oszczędność wynika z czasu jednego powtórzenia i liczby powtórzeń, trudność z liczby programów, wyjątków i jakości danych. Tak powstaje jedna lista priorytetów zamiast kilku sprzecznych pomysłów.

Dobry pierwszy kandydat do automatyzacji spełnia cztery warunki:

1. powtarza się co tydzień albo częściej,
2. ma stałe reguły,
3. opiera się na danych cyfrowych,
4. błąd w nim kosztuje pieniądze albo klienta.

Jeśli proces nie ma stałych reguł albo zmienia się co tydzień, najpierw go porządkujemy. Automatyzacja chaosu daje tylko szybszy chaos. Jeden proces sprawdzisz sam w Teście trudności automatyzacji, a zwrot policzysz w kalkulatorze opłacalności. Kryteria opisujemy też w artykule Jak stwierdzić, czy procesy w firmie nadają się do automatyzacji?

Audyt gotowości na AI.

Audyt gotowości na AI sprawdza, czy firma ma dane, dokumenty, zespół i zasady bezpieczeństwa, które pozwolą AI pracować w konkretnych zadaniach. AI ma sens tam, gdzie trzeba zrozumieć tekst: odczytać dokument, przypisać kategorię do maila albo przygotować szkic odpowiedzi. Tam, gdzie decyzję da się opisać regułą, wystarczy zwykła automatyzacja. Dlatego w raporcie dostajesz mapę zadań z podziałem na AI i reguły.

Najwięcej uwagi poświęcamy bezpieczeństwu. Ustalamy, które dane są wrażliwe, kto ma do nich dostęp i gdzie mogą być przetwarzane. Przy decyzjach z pieniędzmi w tle i wiadomościach do klientów planujemy krok akceptacji: AI przygotowuje szkic, Ty zatwierdzasz. O ochronie danych piszemy więcej w artykule Bezpieczeństwo AI w firmie.

Na tej podstawie widać, od czego zacząć wdrożenie AI i czego zespół musi się nauczyć. Jeśli Wasz zespół dopiero zaczyna pracę z AI, audyt dobrze łączy się ze szkoleniem AI na Waszych dokumentach i procesach.

Ile kosztuje audyt procesów i co dostajesz?

Wycenę podajemy po rozmowie. Dostajesz konkretny dokument, nie prezentację:

• mapę procesów – kto, co, w jakim programie i ile czasu,
• wąskie gardła – gdzie ucieka czas i gdzie powstają błędy,
• plan usprawnień z priorytetami – w tabeli, według zwrotu i trudności,
• rekomendację narzędzi – co zostawić, co połączyć, co zbudować,
• mapę użycia AI – gdzie AI ma sens, a gdzie wystarczy reguła,
• wycenę pierwszego wdrożenia – jeśli chcesz kontynuować z nami.

Raport przechodzimy razem na omówieniu, krok po kroku. Ile kosztuje samo wdrożenie, zależy od zakresu – piszemy o tym na stronie Ile kosztuje automatyzacja.

Co po audycie?

Po audycie masz trzy ścieżki: wdrażasz plan z nami, z inną firmą albo samodzielnie. Raport jest Twój i nie uzależniamy go od wdrożenia z nami. Piszemy go tak, żeby inny wykonawca mógł na jego podstawie zacząć pracę.

Wdrożenie z nami

Zaczynamy od procesu z prawej górnej ćwiartki macierzy. Audyt prowadzi jeden z nas, więc osoba, która rozpisywała z Wami procesy, potem projektuje wdrożenie. Zależnie od planu to automatyzacja procesów, wdrożenie AI w konkretnych zadaniach albo oprogramowanie dedykowane, gdy gotowe programy nie pasują do sposobu pracy firmy. Większe projekty dzielimy na etapy.

Wdrożenie z inną firmą

Raport możesz przekazać innemu wykonawcy. Mapa procesów, priorytety i rekomendacja narzędzi pozwalają mu przygotować wycenę bez zaczynania od zera. To samo dotyczy Waszego działu IT.

Wdrożenie samodzielne

Część usprawnień zrobisz sam: uporządkujesz foldery, przygotujesz szablon oferty albo ustawisz regułę w poczcie. Jeśli zespół ma przejąć więcej, pomoże szkolenie AI na Waszych dokumentach i procesach. Niezależnie od ścieżki pierwszym krokiem jest rozmowa o tym, które procesy chcesz przejrzeć.