Automatyzacja biura nieruchomości

CRM dla biura nieruchomości – co powinien mieć?

CRM dla biura nieruchomości powinien łączyć zapytanie, klienta i ofertę w jednej karcie, tak żeby każdy agent widział całą historię kontaktu. Bez tego na to samo zapytanie odpisują dwie osoby, a inne czeka do jutra. W praktyce liczy się kilka funkcji, a nie długa lista modułów.

• Zapytania z portali w jednym miejscu – ze źródłem, ofertą i datą wpływu.
• Przypisanie do agenta – według oferty, lokalizacji albo kolejki.
• Przypomnienia – o odpowiedzi, prezentacji i kolejnym kontakcie.
• Kalendarz prezentacji – połączony z linkiem, w którym klient wybiera termin.
• Dokumenty przy kliencie – umowy, protokoły i notatki w karcie klienta, a nie w skrzynce.
• Historia – kto, kiedy i co odpowiedział.

Nie musisz zmieniać programu dla biur nieruchomości, jeśli dobrze działa. Zwykle łączymy go z pocztą, kalendarzem i dokumentami, a brakujące elementy dokładamy obok. Jeśli zaczynasz od zera albo chcesz mieć wszystko w jednym systemie, możemy wdrożyć Today CRM, nasz system, i podłączyć do niego portale. Umowy z szablonu przygotowuje w nim generator umów, z danymi klienta wpisanymi raz.

Ten sam schemat działa w większości firm, które sprzedają usługi: zapytanie, odpowiedź, spotkanie, umowa. W biurze nieruchomości spotkaniem jest prezentacja, a umową umowa pośrednictwa albo najmu. Więcej przykładów znajdziesz na stronie automatyzacja sprzedaży i we wpisie Co to jest CRM i jak pomaga w zarządzaniu relacjami z klientami?.

AI w nieruchomościach: opisy ofert, odpowiedzi, notatki

AI w nieruchomościach najlepiej sprawdza się przy opisach ofert, odpowiedziach na zapytania i notatkach z prezentacji. W każdym z tych zadań AI przygotowuje szkic, a agent decyduje, co trafi do klienta albo na portal. To zadania powtarzalne, oparte na danych i łatwe do sprawdzenia.

Czego pilnować przy AI w biurze nieruchomości?

Najważniejsza zasada: AI nie dopisuje cech, których nie ma w danych oferty. Jeśli w parametrach nie ma balkonu, nie pojawi się on w opisie, nawet jeśli dobrze by brzmiał. Druga zasada to akceptacja: nie publikujemy ofert bez akceptacji agenta. Trzecia dotyczy danych: razem ustalamy, które informacje mogą trafić do modelu AI i w jakim systemie są przetwarzane.

Chatbot na stronie albo w komunikatorze odpowiada na pytania o dostępność i parametry z bazy ofert. Negocjacje i sprawy nietypowe przekazuje agentowi. Jak budujemy takie boty, opisujemy na stronie chatboty AI, a zasady pracy z AI w firmie na stronie wdrożenie AI.

Automatyzacja zarządzania najmem

Automatyzacja zarządzania najmem obejmuje płatności, media, usterki i umowy, czyli to, co powtarza się co miesiąc przy każdym lokalu. Im więcej lokali, tym więcej wiadomości, faktur i przypomnień, które ktoś musi wysłać albo przypisać. System przejmuje tę część, a zarządca zajmuje się wyjątkami.

• Płatności – przypomnienie o czynszu przed terminem, a po terminie lista zaległości dla zarządcy.
• Media – faktury za media odczytane i przypisane do lokali.
• Usterki – zgłoszenie od najemcy trafia do jednej kolejki, z lokalem, zdjęciem i statusem.
• Umowy – umowa najmu i protokół zdawczo-odbiorczy z szablonów, z danymi lokalu i najemcy.
• Raporty dla właścicieli – miesięczne zestawienie dla właściciela mieszkania.

Przy kilkudziesięciu lokalach dużo czasu zabierają faktury i przypomnienia. Faktura za media przychodzi mailem, trzeba ją otworzyć, przypisać do lokalu i przekazać do księgowości. Po automatyzacji system odczytuje fakturę, proponuje lokal i przekazuje dokument dalej. Zarządca sprawdza tylko te dokumenty, które budzą wątpliwości.

Przypomnienia o czynszu mogą wychodzić mailem albo SMS-em przez bramkę SMS. Treść i terminy ustala zarządca, a system pilnuje, żeby nikt o nich nie zapomniał. Raport dla właściciela liczy się z tych samych danych, więc nie trzeba go składać ręcznie na koniec miesiąca.

Obieg dokumentów w nieruchomościach

Obieg dokumentów w nieruchomościach da się ułożyć tak, żeby faktury i paragony same trafiały do właściwego folderu i rejestru kosztów. Zrobiliśmy to dla firmy zarządzającej nieruchomościami na wynajem, w której dokumenty przychodziły mailem, od pracowników terenowych i przez komunikatory. Część z nich ginęła, zanim dotarła do księgowości.

Zbudowaliśmy dwa elementy. Pierwszy pilnuje skrzynki: wyłapuje faktury, odczytuje z nich dane z pomocą AI, nadaje plikowi nazwę według ustalonego schematu, zapisuje go w folderze właściwego miesiąca i dodaje wiersz do wspólnego rejestru. Drugi to bot dla pracowników: zdjęcie paragonu wysłane z telefonu trafia do tego samego folderu i rejestru co faktury z maila. Księgowość dostaje opisane i posortowane pliki.

Efekt to 20 h miesięcznie mniej pracy ręcznej. Szczegóły opisujemy w case study automatyzacja obiegu dokumentów w nieruchomościach. Ten sam mechanizm działa przy umowach i protokołach: dokument powstaje z szablonu, trafia do karty klienta albo lokalu i ma autora oraz datę.

Nieruchomości, RODO i AML

Biuro nieruchomości przetwarza dane osobowe klientów i najemców, a pośrednicy w obrocie nieruchomościami są też instytucjami obowiązanymi w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML). Automatyzacja nie zmienia tych obowiązków, ale pomaga ich pilnować. Decyzje zostają po stronie biura.

RODO

Dane trafiają tylko do systemów, które wskażesz, a przed startem podpisujemy umowę powierzenia. Każda odpowiedź i dokument mają autora i datę, więc wiesz, kto i kiedy wysłał wiadomość albo przygotował umowę. Przy AI ustalamy, które dane mogą trafić do modelu, a których nie przekazujemy.

AML

Przy AML automatyzujemy zbieranie dokumentów i przypomnienia, na przykład o brakującym dokumencie od klienta. Ocena ryzyka zostaje u Ciebie, bo to decyzja, za którą odpowiada biuro. System przygotowuje listę braków i zapisuje historię, ale nie ocenia klienta za Ciebie. Więcej o zasadach bezpieczeństwa przy AI piszemy we wpisie Bezpieczeństwo AI w firmie – twarda ochrona danych wrażliwych i kontrola nad autonomią.

Ile kosztuje automatyzacja biura nieruchomości?

Koszt automatyzacji biura nieruchomości zależy od liczby procesów, portali i programów, które trzeba połączyć. Inaczej wycenia się podłączenie zapytań z jednego portalu do CRM, a inaczej pełny obieg dokumentów dla zarządcy z kilkudziesięcioma lokalami. Dlatego cenę podajemy po konsultacji, kiedy znamy Wasz proces.

• Dostęp do portali – API, eksport albo powiadomienia mailowe.
• Liczba procesów – jeden proces na start albo kilka naraz.
• CRM – Today CRM, Wasz CRM albo program dla biur nieruchomości.
• AI – czy proces potrzebuje odczytu dokumentów i szkiców tekstu, czy wystarczą reguły.
• Utrzymanie – hosting, monitoring i poprawki po uruchomieniu, opisane na stronie utrzymanie i hosting.

Przykładowe przedziały cen wdrożeń znajdziesz na stronie ile kosztuje automatyzacja. Opłacalność jednego procesu policzysz sam w kalkulatorze opłacalności. Na konsultacji policzymy to razem i powiemy wprost, czy wdrożenie się opłaci.