Automatyzacja Obiegu Dokumentów i Księgowości w Nieruchomościach

Wyzwanie

Firma zmagała się z ogromnym bałaganem w dokumentacji kosztowej. Faktury i paragony spływały z różnych źródeł – część przychodziła na maile, inne były przynoszone fizycznie przez pracowników terenowych, a jeszcze inne ginęły w komunikatorach.

Ręczne pobieranie załączników, ich weryfikacja, a następnie mozolna zmiana nazw plików i segregowanie do folderów miesiącami zajmowało mnóstwo czasu. Dodatkowym problemem były paragony z NIP, które często gubiły się, zanim trafiły do księgowości, co generowało straty podatkowe. Brakowało jednego, spójnego rejestru kosztów aktualizowanego na bieżąco.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy dwufilarowy system automatyzacji, który całkowicie wyeliminował czynnik ludzki z procesu wstępnej obróbki dokumentów.

Pierwszym filarem jest automatyzacja mailowa. Stworzyłaśmy system, który monitoruje skrzynkę odbiorczą, wyłapuje faktury, a następnie za pomocą AI (OCR) odczytuje z nich kluczowe dane. System automatycznie zmienia nazwę pliku zgodnie z ustalonym schematem, zapisuje go w folderze właściwego miesiąca w chmurze i dodaje rekord do zbiorczej bazy danych.

Drugim elementem jest dedykowany bot dla pracowników. Umożliwia on przesyłanie zdjęć paragonów z NIP bezpośrednio z telefonu w momencie zakupu. Bot błyskawicznie przetwarza zdjęcie, wyciąga dane, nadaje plikowi ustandaryzowanej nazwę, tworzy PDF i umieszcza go w tym samym systemie folderów i bazie danych, co faktury mailowe.

Wyniki

Wdrożenie systemu zakończyło erę administracyjnego chaosu w firmie. Zyskaliśmy pełną przejrzystość kosztów w czasie rzeczywistym, ponieważ zbiorcza baza danych aktualizuje się w momencie wpłynięcia dokumentu, a nie na koniec miesiąca.

Księgowość otrzymuje teraz idealnie posortowane i opisane pliki, co zredukowało czas potrzebny na rozliczenie miesiąca o kilkadziesiąt procent.

Rozwiązanie problemu "znikających paragonów" poprzez bota mobilnego sprawiło, że każdy koszt jest teraz poprawnie rejestrowany, co przekłada się na wymierne korzyści podatkowe. System jest skalowalny i gotowy na obsługę kolejnych nieruchomości bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu administracyjnego.