logo
KSeF

Krajowy System e-Faktur – Kompendium Wiedzy

Przygotuj swoją firmę na cyfrową rewolucję w fakturowaniu. Poznaj terminy, obowiązki i korzyści płynące z wdrożenia KSeF.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). Jest to centralna platforma, za pośrednictwem której przedsiębiorcy wystawiają faktury sprzedaży i mogą pobierać faktury zakupu w jednolitym formacie elektronicznym.

Faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML zgodnego ze standardową strukturą logiczną e-Faktury określoną przez MF. Każda e-faktura przesłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz jest przechowywana w bazie Ministerstwa Finansów przez 10 lat. Odbiorca faktury (posiadający NIP) może ją znaleźć i pobrać bezpośrednio z systemu – nie ma potrzeby wysyłania dokumentu e-mailem ani drukowania.

Jak to działa w praktyce?

Proces wystawienia faktury przez KSeF przebiega zautomatyzowanym, ustandaryzowanym cyklem:

  1. Przedsiębiorca przygotowuje fakturę w swoim programie finansowo-księgowym.
  2. Program konwertuje dokument do struktury XML i przesyła go do KSeF.
  3. Po walidacji faktura otrzymuje numer KSeF i trafia do centralnego archiwum.
  4. Nabywca może pobrać fakturę niemal w czasie rzeczywistym.

Cele wdrożenia

  • Uproszczenie i przyspieszenie procesu fakturowania.
  • Automatyzacja księgowania dokumentów.
  • Ograniczenie ryzyka błędów przy wystawianiu.
  • Uszczelnienie rozliczeń VAT i wykrywanie nadużyć.
  • Zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

Kluczowe Terminy (Stan na Listopad 2025)

1 lutego 2026 r.

Start dla największych

Przedsiębiorstwa ze sprzedażą brutto powyżej 200 mln zł w 2024 r.

1 kwietnia 2026 r.

Start dla wszystkich

Wszystkie firmy prowadzące działalność gospodarczą.

do 31 grudnia 2026 r.

Okres przejściowy

Ułatwienia dla najmniejszych podmiotów i szczególnych przypadków.

Uwaga: Faktury dla konsumentów (B2C) pozostają nieobowiązkowe w KSeF. Sprzedawca może je wystawić dobrowolnie, ale nie ma takiego wymogu ustawowego.

Struktura e-faktury

Obowiązuje jeden wspólny schemat XML dla wszystkich rodzajów faktur. Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym schematem będzie wersja FA(3).

Schemat obejmuje elementy wymagane ustawą o VAT (dane stron, NIP, daty, kwoty) oraz dodatkowe pola nieobowiązkowe. Firmy muszą dostosować swoje systemy do nowego formatu przed wejściem obowiązku.

Sankcje (od 2027 r.)

Do końca 2026 r. kary nie będą wymierzane (okres edukacyjny). Od 1 stycznia 2027 r. za niewystawienie faktury w KSeF grożą kary:

  • Do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze.
  • Do 18,7% łącznej kwoty należności brutto (dla faktur zwolnionych z VAT).

Możliwości integracji z KSeF

Integracja API (ERP)

Najbardziej efektywne dla średnich i dużych firm. System księgowy łączy się bezpośrednio z KSeF, wysyłając i odbierając faktury automatycznie w tle.

Bezpłatne narzędzia MF

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (webowa) oraz aplikacja mobilna dla mniejszych podmiotów. Wymagają ręcznego wprowadzania danych.

Platformy komercyjne

Rozwiązania chmurowe i workflow z konektorami KSeF. Oferują automatyzację "end-to-end" i minimalizują ryzyko błędów.

Korzyści dla firm

  • ✓Ujednolicenie: Eliminacja błędów związanych z różnymi formatami.
  • ✓Szybkość: Natychmiastowe dostarczenie faktury do odbiorcy.
  • ✓Automatyzacja: Bezpośredni import danych do systemów księgowych.
  • ✓Archiwizacja: Przechowywanie faktur przez 10 lat w chmurze MF.
  • ✓Szybszy zwrot VAT: Skrócenie terminu z 60 do 40 dni.
  • ✓Bezpieczeństwo: Gwarancja autentyczności i integralności dokumentu.

Wyzwania wdrożeniowe

  • !Koszty: Konieczność dostosowania systemów IT i zakupu licencji.
  • !Czasochłonność: Skomplikowany proces integracji i testów.
  • !Szkolenia: Konieczność zmiany procedur i przeszkolenia personelu.
  • !Rygor: Automatyczna walidacja i konieczność ścisłego przestrzegania schematów.
  • !Ryzyko techniczne: Możliwe awarie i przerwy w działaniu systemu.

TodayAutomate KSeF Connect

Automatyzacja e-faktur KSeF w Twojej firmie. Przejście na e-faktury może być proste i bezproblemowe.

Co zyskujesz?

  • Pełna zgodność z przepisami (FA(3))
  • Oszczędność czasu i eliminacja błędów
  • Prosta integracja z Twoim systemem ERP
  • Monitoring i wsparcie 24/7
  • Bezpieczeństwo i tryb offline

Skontaktuj się z nami już dziś, aby umówić bezpłatną konsultację. Przyspiesz swój biznes z TodayAutomate i KSeF – bądź gotowy na cyfrową rewolucję!

Umów konsultację