Program do cold mailingu Prospector

Jak ustawić sekwencję follow-up?

Sekwencję follow-up ustawiasz jako kilka krótkich wiadomości z odstępami, które zatrzymują się, gdy odbiorca odpowie. W Prospectorze kampania ma od 1 do 5 kroków. Każdy krok ma własną treść i odstęp od poprzedniego. Gdy przychodzi odpowiedź, kolejne kroki do tej osoby nie wychodzą.

Odstępy w tabeli to przykład, a nie reguła. Przy decyzjach, które w firmie odbiorcy trwają dłużej, warto je wydłużyć. Każdy follow-up powinien wnosić coś nowego: przykład, pytanie albo informację, której nie było w pierwszym mailu. Samo „przypominam się” bez treści rzadko dostaje odpowiedź.

Odpowiedzi trafiają do jednego widoku. Oznaczasz je jednym kliknięciem jako zainteresowany, nie teraz albo rezygnacja. Zainteresowany kontakt trafia do lejka sprzedaży z historią kontaktu, a osoba, która zrezygnowała, trafia na listę rezygnacji. Jeśli chcesz połączyć follow-upy z innymi krokami sprzedaży, na przykład telefonem albo ofertą, zobacz, jak podchodzimy do automatyzacji sprzedaży.

Personalizacja z AI – co działa, a co brzmi sztucznie

Personalizacja z AI działa wtedy, gdy opiera się na konkretnej informacji o firmie odbiorcy i brzmi jak zdanie napisane przez człowieka. W Prospectorze AI przygotowuje spersonalizowany szkic, a Ty go czytasz, poprawiasz i zatwierdzasz. Domyślnie żaden szkic nie wychodzi bez akceptacji. Wysyłkę bez akceptacji możesz włączyć, ale to Twoja decyzja przy każdej kampanii.

Najlepiej działa jedno zdanie, które pokazuje, że wiesz, do kogo piszesz: czym firma się zajmuje, dla kogo pracuje, gdzie działa. Gorzej wypadają komplementy bez treści i zdania, które pasują do każdej firmy. Odbiorca od razu je rozpoznaje.

• Działa: konkret ze strony firmy, nazwa usługi, region, typ klientów.
• Działa: naturalny polski, krótkie zdania i forma, jakiej używasz na co dzień.
• Brzmi sztucznie: „Z ogromnym zainteresowaniem zapoznałem się z Państwa działalnością”.
• Brzmi sztucznie: kalki z angielskiego, np. „mam nadzieję, że ta wiadomość zastaje Cię w dobrym zdrowiu”.

Dlatego kolejka akceptacji jest w Prospectorze podstawą, a nie dodatkiem. Czytasz szkic przed wysyłką, zmieniasz jedno słowo albo całą wiadomość i dopiero wtedy ją zatwierdzasz. Tak pracujemy przy własnych kampaniach: AI przygotowuje szkic, a człowiek decyduje, co wychodzi pod jego nazwiskiem.

Dostarczalność: domena, SPF, DKIM, DMARC i limity

Dostarczalność to szansa, że wiadomość trafi do odebranych, a nie do spamu, i zależy od konfiguracji domeny, reputacji skrzynki oraz tempa wysyłki. Zanim ruszy pierwsza kampania, domena musi mieć poprawnie ustawione trzy rekordy DNS. Bez nich serwer odbiorcy nie ma jak sprawdzić, że wiadomość naprawdę wysłałeś Ty.

Drugi czynnik to tempo. Skrzynka, która nagle wysyła dużo maili do obcych osób, wygląda dla filtrów podejrzanie. Dlatego wysyłka w Prospectorze ma limit dzienny, który ustalamy w umowie, a kampania przechodzi przez listę w przewidywalnym tempie. Limit chroni domenę, z której na co dzień piszesz do klientów.

Trzeci czynnik to treść i lista: aktualne adresy, mało linków, brak załączników w pierwszej wiadomości i jasna możliwość rezygnacji. Konfigurację serwera i treści opisaliśmy szerzej w artykule Jak zabezpieczyć maile przed wpadaniem do spamu. Wysyłki z wielu domen i rotacji skrzynek w Prospectorze nie ma. Jeśli potrzebujesz takiej infrastruktury, możemy ją zbudować w ramach wdrożenia.

Cold mailing a prawo w Polsce

W Polsce cold mailing do firm wymaga ostrożności, bo Prawo komunikacji elektronicznej i RODO ograniczają wysyłanie informacji handlowych bez zgody odbiorcy. Dlatego pierwsza wiadomość powinna być zapytaniem, a nie ofertą. Pytasz, czy temat jest dla odbiorcy aktualny i czy możesz przesłać więcej informacji. Taką wiadomość pomagamy ułożyć przy starcie kampanii.

RODO dotyczy także adresów służbowych, które wskazują konkretną osobę, na przykład imię i nazwisko w domenie firmy. Potrzebujesz podstawy do przetwarzania takich danych i musisz umieć powiedzieć, skąd je masz. W Prospectorze źródło danych jest zapisane przy każdym kontakcie, a w każdej wiadomości jest zdanie o rezygnacji.

Osoba, która zrezygnuje, trafia na listę rezygnacji. Lista działa i dla kampanii, i dla newslettera, który wysyłasz tylko do kontaktów, które się zapisały. Treść pierwszej wiadomości i podstawę przetwarzania danych warto przed startem sprawdzić z prawnikiem, zwłaszcza przy kampanii do nowej grupy odbiorców.

Moduł w CRM czy osobne narzędzie do cold maili?

Moduł w CRM wystarcza, gdy kampanie są częścią codziennej sprzedaży, a osobne narzędzie do cold maili bywa lepsze przy bardzo dużych wolumenach i wysyłce z wielu domen. Prospector jest modułem Today CRM, więc kampanie, odpowiedzi i leady masz w jednym systemie. Nie przepisujesz kontaktów między programami i nie płacisz za kolejne narzędzie w dolarach.

Uczciwie: jeśli wysyłasz bardzo duże wolumeny z wielu domen i potrzebujesz automatycznego rozpoznawania odpowiedzi, specjalistyczne narzędzie bywa lepszym wyborem. Prospector nie rozpoznaje odpowiedzi sam i nie rotuje skrzynek. W zamian odpowiedź oznaczona jako „zainteresowany” od razu trafia do lejka w tym samym systemie, w którym prowadzisz oferty i zadania.

Kampanie mailowe to jeden element szerszego procesu. Jeśli chcesz połączyć je z newsletterem, formularzami i treściami na stronie, zobacz, jak pracujemy przy automatyzacji marketingu. Na pokazie Prospectora przejdziemy przez Twoją pierwszą kampanię: listę, sekwencję i limity.