Automatyzacja biura rachunkowego

KSeF w biurze rachunkowym – jak zautomatyzować pobieranie faktur?

Pobieranie faktur z KSeF automatyzuje się przez API: na uprawnieniach, które klienci nadają biuru, i w jednym harmonogramie dla wszystkich firm. Księgowa nie loguje się osobno na konto każdego klienta. System sam sprawdza, czy pojawiły się nowe faktury, i dodaje je do kolejki z przypisaniem do właściwej firmy. Zespół zaczyna dzień od gotowej listy, a nie od pustego folderu.

Uprawnienia

Podstawą są uprawnienia w KSeF. Klient nadaje biuru dostęp do swoich faktur, a integracja działa tylko w tym zakresie. Tokeny przechowujemy zaszyfrowane. Gdy klient odbierze uprawnienia albo zmieni biuro, faktury tej firmy przestają trafiać do kolejki. Jeśli pobieranie się zatrzyma, monitoring powiadamia nas o błędzie, a nie dowiadujecie się o nim dopiero przy zamknięciu miesiąca.

API i harmonogram

KSeF udostępnia API, przez które program pobiera faktury bez klikania w aplikacji. Harmonogram ustawiamy razem z Wami, np. kilka razy dziennie albo raz na noc. Faktura z KSeF to plik XML o stałej strukturze, więc nie trzeba jej odczytywać ze skanu. Kontrahent, kwoty i stawki VAT są od razu w osobnych polach.

Terminy

Więcej o samym systemie przeczytasz w naszym przewodniku po KSeF. O łączeniu KSeF z programami firmowymi piszemy w tekście o integracji KSeF z systemem ERP.

AI w księgowości – odczyt dokumentów i propozycje dekretów

AI w księgowości odczytuje dokumenty bez stałej struktury i proponuje kategorię, konto oraz stawkę VAT, a księgowa decyduje, czy propozycję przyjąć. Najwięcej pracy oszczędza przy PDF-ach z maili i zdjęciach paragonów. Przy fakturach z KSeF dane są już w pliku, więc AI zajmuje się głównie kategorią. Każdy dekret zatwierdza człowiek.

Gdzie AI się myli

AI myli się najczęściej przy dokumentach nieczytelnych i nietypowych. Rozmazane zdjęcie paragonu, faktura w obcym języku albo koszt, który u jednego klienta jest firmowy, a u innego prywatny. Model nie zna też ustaleń, które księgowa ma z klientem. Dlatego propozycja AI jest szkicem, a nie decyzją.

Po co reguły kontroli

Reguły kontroli wyłapują przypadki, w których pomyłka kosztuje najwięcej. Działają niezależnie od AI i za każdym razem tak samo:

• brak NIP – dokument trafia na listę do wyjaśnienia,
• duplikat – ta sama faktura przyszła drugi raz, np. z KSeF i mailem,
• kwota powyżej progu – próg ustalacie Wy,
• nowy kontrahent – pierwsza faktura od firmy, której nie było w historii klienta.

Reguła nie ocenia, czy koszt ma sens. Pokazuje tylko, że coś odbiega od normy, a decyzja zostaje u księgowej. Takie połączenie ogranicza błędy i nie przerzuca odpowiedzialności na model. Szerzej o tym, jak pracujemy z AI, piszemy na stronie wdrożenie AI w firmie.

Jak zbierać dokumenty od klientów bez telefonów?

Dokumenty od klientów da się zbierać bez telefonów, jeśli system wie, czego brakuje, i sam wysyła przypomnienie z konkretną listą. Klient nie dostaje ogólnego „proszę o dokumenty”, tylko wiadomość, że brakuje np. dwóch faktur za październik. Taką prośbę łatwiej załatwić od ręki. Księgowa nie musi pamiętać, kogo już prosiła.

Lista braków powstaje z porównania tego, co już przyszło, z tym, czego biuro się spodziewa. Część informacji daje KSeF, część historia klienta z poprzednich miesięcy. Przypomnienia wychodzą w ustalonym rytmie, np. kilka dni przed terminem i ponownie, jeśli dokumentów dalej nie ma. Treść wiadomości i terminy ustalacie Wy.

Klient wysyła dokumenty tak, jak mu wygodnie: mailem albo przez formularz. Nie musi instalować aplikacji. W panelu klienta sprawdza braki i kwoty sam, więc rzadziej dzwoni z pytaniem, ile ma przelać.

Ten sam mechanizm przydaje się przy informacji o podatkach. System przygotowuje wiadomości z kwotami z szablonu, a księgowa wysyła je po akceptacji. Podobny obieg dokumentów budujemy w firmach, co opisujemy przy automatyzacji administracji.

Chatbot dla biura rachunkowego – co może odpowiadać?

Chatbot dla biura rachunkowego może odpowiadać na pytania ogólne i organizacyjne z Waszej bazy wiedzy, a pytania indywidualne przekazuje księgowej. Chodzi o pytania, które co miesiąc wracają w tej samej formie. Odpowiedzi opierają się na treściach, które przygotujecie i zatwierdzicie. Gdy w bazie nie ma odpowiedzi, asystent przekazuje pytanie dalej.

Bazę wiedzy budujemy z materiałów, które biuro już ma: instrukcji dla klientów, list wymaganych dokumentów i odpowiedzi wysyłanych mailem. Przed uruchomieniem sprawdzacie odpowiedzi asystenta na typowych pytaniach. Gdy zmienią się przepisy albo Wasze zasady, aktualizujecie bazę, a nie każdą odpowiedź osobno.

Przykładowe pytania, na które asystent może odpowiadać:

• do kiedy wysłać dokumenty za dany miesiąc,
• jak przesłać fakturę albo zdjęcie paragonu,
• jakie dokumenty są potrzebne przy zatrudnieniu pracownika,
• kiedy biuro wyśle informację o podatkach.

Pytanie „czy ten koszt mogę wrzucić w firmę?” zależy od sytuacji konkretnego klienta. Na takie pytania chatbot nie odpowiada sam, tylko przekazuje je księgowej razem z treścią rozmowy. Klient nie musi pisać drugi raz. Nie doradzamy podatkowo przez chatbota.

Jak budujemy takie asystenty, opisujemy na stronie chatboty AI dla firm. Na blogu wyjaśniamy też, jak działa chatbot i czy warto go wdrożyć.

Integracja z programem księgowym

Integracja z programem księgowym polega na przekazaniu zatwierdzonych dokumentów do programu przez API albo przez import pliku, bez ręcznego przepisywania. Sposób zależy od programu, z którego korzysta biuro. Jedne programy mają API, inne przyjmują pliki importu w określonym formacie. Dlatego import i API sprawdzamy przed wyceną.

Nie obiecujemy integracji z każdym programem księgowym. Jeśli program nie ma API ani importu, powiemy to na konsultacji. Wtedy mówimy wprost, które etapy da się zautomatyzować, a które zostaną ręczne. Pobieranie, kolejka i kontrola dokumentów działają niezależnie od programu.

Case study: integracja z systemem księgowym

Podobną integrację wdrożyliśmy produkcyjnie w firmie zarządzającej portfelem nieruchomości. Każda faktura po zaakceptowaniu trafia do systemu księgowego jako osobny wpis, z uzupełnionym kontrahentem, datami, kwotami i kategorią. Dział księgowy dostaje komplet dokumentów na czas, bez ponagleń. Szczegóły opisujemy w case study integracja z systemem księgowym i automatyczna wysyłka dokumentów.

Panel klienta, w którym klient sprawdza braki i kwoty, działa w Today CRM, naszym systemie. Do łączenia programów używamy n8n albo Make, zależnie od liczby dokumentów i miejsca przechowywania danych.

Ile kosztuje automatyzacja biura rachunkowego?

Koszt automatyzacji biura rachunkowego zależy od liczby klientów i dokumentów, od źródeł, z których przychodzą, oraz od tego, czy program księgowy ma API albo import. Dlatego cenę podajemy po konsultacji, a nie z cennika. Na rozmowie przechodzimy przez Wasz miesiąc pracy i wskazujemy, od czego zacząć. Większe projekty dzielimy na etapy.

Orientacyjne koszty różnych rodzajów automatyzacji opisujemy w tekście ile kosztuje automatyzacja. Jeśli chcesz najpierw sprawdzić, czy to się opłaci, policz to w kalkulatorze opłacalności automatyzacji.

Startujemy na kilku klientach biura, a po miesiącu rozszerzamy automatyzację na resztę. Tak sprawdzacie efekt na własnych danych, zanim obejmie cały portfel. Jeśli Twoi klienci pytają o automatyzację, możesz polecać nas w programie partnerskim i otrzymywać 15% wartości wdrożenia, do 2 500 zł za klienta.