🏢 Sprzedaż, obsługa klienta, administracja, HR, marketing
AI w działach firmy
Sprzedaż, obsługa klienta, administracja, HR i marketing. Pokazujemy, jakie zadania AI realnie przejmuje w każdym dziale i gdzie decyzja zostaje u człowieka.
Zaufali nam
AI w działach firmy w skrócie
AI w działach firmy to wykorzystanie modeli językowych w zadaniach zespołów: czytaniu dokumentów, pisaniu szkiców, podsumowywaniu rozmów i wyszukiwaniu informacji. W Today Automate wybieramy jedno zadanie w jednym dziale, mierzymy efekt i dopiero potem idziemy dalej.
Jeden dział na start.
Tam, gdzie jest najwięcej tekstu.
Efekt w godzinach, nie w promptach.
Człowiek zatwierdza wynik.
Połączenie z programami, które macie.
AI w całej firmie naraz zwykle kończy się na prezentacji
Dziś: „Wdrażamy AI” we wszystkich działach jednocześnie
Po wdrożeniu: Jedno zadanie w jednym dziale, z wynikiem po kilku tygodniach
Dziś: Każdy pracownik korzysta z AI po swojemu
Po wdrożeniu: Ustalone zadania, szablony i zasady
Dziś: Nikt nie wie, ile czasu AI oszczędza
Po wdrożeniu: Czas przed i po, policzony na Waszych danych
Dziś: AI odpowiada ogólnikami
Po wdrożeniu: AI pracuje na wiedzy i danych firmy
Jeden dział, jedno zadanie, mierzalny efekt. Potem następny dział.
AI w każdym dziale firmy
Sprzedaż
notatki i zadania z rozmów, szkice follow-upów, przygotowanie do spotkań.
Obsługa klienta
kategoryzacja zgłoszeń, szkice odpowiedzi, chatbot.
Administracja i finanse
odczyt faktur, porównanie dokumentów z zamówieniem, streszczenia umów.
HR
streszczenia CV, ogłoszenia, odpowiedzi na pytania pracowników z regulaminów.
Marketing
treści na wiedzy firmy, warianty postów, opisy produktów.
Zarząd
podsumowanie tygodnia z danych, notatki ze spotkań.
Który dział u Was tonie w tekście?
Maile, dokumenty, notatki. Wskażemy jedno zadanie, od którego warto zacząć.
Od asystenta do agenta
Asystent
pracownik pyta, AI odpowiada z wiedzy firmy. „Jakie są warunki gwarancji dla klienta X?”
Automatyzacja z AI
AI wykonuje krok w procesie, wynik sprawdza człowiek. Odczyt faktury do akceptacji.
Agent AI
AI wykonuje kilka kroków w systemach, z regułami i progami. Sprawdza status zamówienia i odpowiada, niepewne sprawy przekazuje.
Jak pracujemy
Konsultacja
wybieramy dział i pierwsze zadanie.
Audyt i pilotaż
AI na Waszych danych, w małej skali, z mierzeniem wyników.
Wdrożenie
połączenie z systemami, zasady kontroli i przekazania człowiekowi.
Szkolenie i rozwój
zespół korzysta, my dokładamy kolejne zadania.
Czego nie robimy
- Nie wdrażamy AI we wszystkich działach naraz.
- Nie pozwalamy AI decydować o ludziach (rekrutacja, oceny).
- Nie mierzymy sukcesu liczbą promptów, tylko czasem odzyskanym przez zespół.
Narzędzia
OpenAI
Anthropic Claude
n8n
Python
Wyszukiwanie w dokumentach firmy (RAG)
MCP
połączenie AI z Waszymi systemami, tak jak w Today CRM.
W którym dziale zaczynamy?
Napisz, czym zajmuje się Twoja firma i co chcesz usprawnić.
Wrócimy z konkretną propozycją, a nie z ogólną prezentacją.
Co dzieje się dalej
- Odpisujemy w ciągu 1 dnia roboczego.
- Umawiamy 30-minutową rozmowę.
- Przygotowujemy propozycję i wycenę.
Najczęstsze pytania
W którym dziale AI daje najszybszy efekt?
Zwykle tam, gdzie dużo tekstu: obsługa klienta, sprzedaż, administracja.
Czy potrzebujemy nowego oprogramowania?
Nie zawsze. Często łączymy AI z narzędziami, które już macie.
Czy AI może oceniać kandydatów?
Może streszczać CV. Decyzja zostaje u rekrutera.
Jak przeszkolić zespół?
Na Waszych zadaniach. Szczegóły na stronie szkoleń AI.
Ile kosztuje AI w jednym dziale?
Wdrożenie jednego zadania + miesięczny koszt użycia modelu, szacowany przed startem.
AI w sprzedaży – zastosowania w praktyce
AI w sprzedaży najczęściej przejmuje pracę wokół rozmów z klientem: notatki, zadania i szkice wiadomości. Handlowiec po spotkaniu nie przepisuje ustaleń do CRM, bo AI przygotowuje podsumowanie z transkrypcji albo z jego notatki głosowej. Z tego samego tekstu powstaje lista zadań z terminami i szkic follow-upu do klienta. Handlowiec czyta, poprawia i wysyła. Notatka trafia do karty klienta, więc kolejna osoba w zespole wie, na czym stanęła rozmowa.
Druga grupa zadań to przygotowanie do spotkania. AI zbiera w jednym miejscu historię kontaktu, ostatnie oferty i otwarte sprawy, żeby handlowiec nie szukał ich w kilku programach. Liczy się źródło danych: model pracuje na tym, co jest w Waszym CRM i poczcie, a nie na ogólnej wiedzy z internetu. Dlatego zaczynamy od sprawdzenia, gdzie dziś leżą dane o klientach. Jeśli są rozproszone, najpierw je łączymy, a dopiero potem dokładamy AI.
- Notatka po rozmowie – podsumowanie, ustalenia i następny krok zapisane w CRM.
- Szkic follow-upu – wiadomość do klienta na podstawie rozmowy, do akceptacji handlowca.
- Przygotowanie do spotkania – historia kontaktu i otwarte sprawy na jednej stronie.
- Porządkowanie zapytań – AI czyta zapytanie i przypisuje je do właściwej osoby.
Reguły, przypomnienia i integracje CRM opisujemy na stronie automatyzacja sprzedaży. Zadania z maili i szkice wiadomości przygotowane przez AI działają też w naszym systemie, Today CRM. Gdy AI ma samo wykonywać kolejne kroki w systemach, mówimy już o agencie AI we wsparciu sprzedaży.
AI w obsłudze klienta
AI w obsłudze klienta czyta zgłoszenia, nadaje im kategorię i przygotowuje szkic odpowiedzi z danych o zamówieniu albo z bazy wiedzy. Konsultant dostaje gotowy tekst i decyduje, czy go wysłać, poprawić, czy odpisać sam. Przy prostych, powtarzalnych pytaniach, takich jak status zamówienia, odpowiedź może wychodzić bez udziału człowieka. Tę granicę ustalamy razem z Wami, zanim cokolwiek trafi do klienta. Konsultant zajmuje się sprawami, które wymagają rozmowy, a nie przepisywaniem numerów zamówień.
Najbardziej widoczne zastosowanie to chatbot na stronie albo w komunikatorze. Działa dobrze wtedy, gdy odpowiada z Waszych danych, a sprawy, których nie jest pewien, przekazuje człowiekowi razem z historią rozmowy. Przed uruchomieniem sprawdzamy go na prawdziwych pytaniach z Waszej skrzynki. Klient powinien też wiedzieć, że rozmawia z AI, bo AI Act przewiduje obowiązek informowania przy chatbotach. Jak budujemy takie rozmowy, opisujemy na stronie chatboty AI.
- Kategoryzacja zgłoszeń – temat, pilność i osoba odpowiedzialna nadane od razu.
- Szkice odpowiedzi – tekst z danych o zamówieniu, do akceptacji konsultanta.
- Chatbot – odpowiedzi na powtarzalne pytania, z przekazaniem do człowieka.
- Podsumowanie wątku – długa wymiana maili streszczona w kilku zdaniach.
Kolejki, reguły i połączenie z systemem zgłoszeń opisujemy na stronie automatyzacja obsługi klienta. Gdy AI ma samo sprawdzać status zamówienia i odpowiadać, to już agent AI w obsłudze klienta. W sklepach internetowych łączymy AI z danymi z platformy sprzedażowej, żeby szkic zawierał aktualny status i numer przesyłki.
AI w administracji i finansach
AI w administracji i finansach odczytuje dane z dokumentów, które dziś ktoś przepisuje ręcznie: faktur, zamówień, umów i potwierdzeń. Model wyciąga z PDF-a albo skanu numer, kwotę, NIP i pozycje, a reguła sprawdza sumę i NIP. Dokument, który przejdzie kontrolę, trafia do akceptacji z wypełnionymi polami. Dokument z rozbieżnością wraca do człowieka z informacją, co się nie zgadza. Kontrola sumą wychwytuje błędny odczyt kwoty, zanim dokument trafi do akceptacji.
Drugie zadanie to porównywanie dokumentów. AI zestawia fakturę z zamówieniem albo nową wersję umowy z poprzednią i wypisuje różnice. Przy umowach przygotowuje streszczenie: strony, terminy, kary i warunki wypowiedzenia. Przy dłuższych umowach streszczenie pozwala szybko znaleźć zapis, który wymaga uwagi prawnika. Decyzja o płatności albo podpisie zostaje u osoby, która za nią odpowiada, a zarząd dostaje podsumowanie tygodnia z danych w systemach.
- Odczyt faktur – dane z PDF-a albo skanu, kontrola sumą i NIP-em.
- Porównanie dokumentów – faktura z zamówieniem, różnice wypisane w punktach.
- Streszczenia umów – strony, terminy i najważniejsze warunki na jednej stronie.
- Podsumowanie tygodnia – dane z kilku systemów w jednym raporcie dla zarządu.
Obieg dokumentów, raporty i akceptacje opisujemy na stronie automatyzacja administracji. Faktury z KSeF przychodzą już jako dane, więc tam zwykle wystarczy reguła, bez AI. Szersze zastosowania w pracy biurowej pokazujemy na stronie agent AI w automatyzacji biurowej.
AI w HR i rekrutacji
AI w HR i rekrutacji pomaga w pracy z tekstem: streszcza CV, przygotowuje szkice ogłoszeń i odpowiada pracownikom na pytania z regulaminów. Rekruter dostaje krótkie podsumowanie doświadczenia kandydata, zamiast czytać każdy dokument od początku. Ogłoszenie powstaje z opisu stanowiska, a HR poprawia ton i wymagania. Pracownik pyta o urlop albo zasady delegacji i dostaje odpowiedź z wewnętrznego regulaminu, ze wskazaniem źródła. Każdą odpowiedź da się sprawdzić w dokumencie, z którego pochodzi.
Rekrutacja to obszar, w którym AI Act stawia szczególne wymagania. Systemy AI używane do wyboru kandydatów, filtrowania aplikacji i oceny osób są zaliczone do systemów wysokiego ryzyka, a obowiązki dla nich wchodzą w życie etapami. Dlatego projektujemy wdrożenia tak, żeby AI porządkowało informacje, a decyzja o kandydacie zostawała u rekrutera. Od 2 lutego 2025 roku obowiązuje też art. 4, który wymaga od firm zadbania o kompetencje AI osób korzystających z takich narzędzi. Więcej o przepisach piszemy w artykule EU AI Act 2025: co oznacza dla biznesu.
- Streszczenia CV – doświadczenie i umiejętności kandydata w kilku zdaniach, bez oceny.
- Ogłoszenia o pracę – szkic z opisu stanowiska, do poprawy przez HR.
- Pytania pracowników – odpowiedzi z regulaminów, ze wskazaniem źródła.
- Onboarding – plan pierwszego tygodnia i lista dokumentów dla nowej osoby.
Dokumenty kadrowe i automatyzację rekrutacji opisujemy na stronie automatyzacja HR i rekrutacji. Przy obiegu dokumentów kadrowych zwykle wystarczą reguły, a AI dokładamy tam, gdzie trzeba przeczytać tekst.
AI w marketingu
AI w marketingu przygotowuje treści na podstawie wiedzy firmy: opisy produktów, warianty postów i szkice artykułów. Różnica wobec pracy w publicznym czacie polega na źródle. Model dostaje Wasze materiały, cennik, opisy usług i zasady komunikacji, więc nie musi zgadywać, co oferujecie. Szkic jest bliżej gotowego tekstu i wymaga mniej poprawek. Im lepiej opisana oferta, tym mniej pracy po stronie zespołu.
W sklepach internetowych najwięcej pracy dają opisy produktów. AI pisze je z danych w karcie produktu, a osoba z marketingu sprawdza, czy nie pojawiła się cecha, której tam nie ma. Przy postach i newsletterach AI przygotowuje kilka wersji jednego komunikatu pod różne kanały. Dzięki wspólnym zasadom komunikacji opisy i posty brzmią jednym głosem, nawet gdy pisze je kilka osób. Publikacja zostaje po stronie marketingu, bo to tekst podpisany nazwą firmy.
- Opisy produktów – tekst z danych w karcie produktu, w jednym stylu.
- Warianty postów – jeden komunikat w wersjach pod różne kanały.
- Treści na wiedzy firmy – szkice artykułów z Waszych materiałów.
- Newslettery – szkic wiadomości z nowości i aktualnej oferty.
Kampanie, newslettery i automatyzacje marketingowe opisujemy na stronie automatyzacja marketingu. Jeśli dopiero zaczynasz, najprostszy start to opisy produktów albo warianty postów z jednego tekstu źródłowego.
Jak zmierzyć efekt AI w dziale?
Efekt AI w dziale mierzymy czasem, który zespół odzyskuje w jednym, konkretnym zadaniu. Przed startem liczymy, ile to zadanie trwa dziś i ile razy w tygodniu się powtarza. Po wdrożeniu mierzymy to samo, na Waszych danych. Liczba promptów ani liczba licencji nie mówi nic o efekcie. Dlatego sposób pomiaru ustalamy przed startem, a nie po fakcie.
Obok czasu patrzymy na jakość: ile szkiców zespół akceptuje bez zmian, ile poprawia, a ile odrzuca. Ten wskaźnik pokazuje, czy AI pracuje na dobrych danych i czy polecenia są dobrze ustawione. Do tego dochodzi koszt: wdrożenie zadania i miesięczny koszt użycia modelu, który szacujemy przed startem. Dopiero gdy pierwszy dział ma policzony efekt, przechodzimy do następnego.
| Dział | Przykładowe zadanie AI | Co mierzymy |
|---|---|---|
| Sprzedaż | notatka i zadania po rozmowie | czas od rozmowy do wpisu w CRM, odsetek notatek zaakceptowanych bez zmian |
| Obsługa klienta | szkic odpowiedzi | czas pierwszej odpowiedzi, odsetek szkiców wysłanych bez poprawek |
| Administracja i finanse | odczyt faktur | czas obsługi dokumentu, rozbieżności wychwycone przed akceptacją |
| HR | streszczenia CV | czas przeglądu jednej aplikacji |
| Marketing | opisy produktów | czas przygotowania opisu, liczba poprawek |
- Wybierz jedno zadanie – takie, które powtarza się co tydzień i opiera się na tekście.
- Zmierz stan dziś – czas i liczba powtórzeń, zanim cokolwiek zmienimy.
- Uruchom pilotaż – AI na Waszych danych, w małej skali.
- Porównaj i zdecyduj – rozszerzamy tylko to, co ma policzony efekt.
Cały proces opisujemy na stronie wdrożenie AI w firmie, a pracy z AI uczymy zespoły na szkoleniach AI. Jeśli chcesz najpierw oszacować oszczędność czasu, skorzystaj z kalkulatora opłacalności. Gdy nie wiesz, od którego działu zacząć, wybierzemy go razem na konsultacji.