Generator ofert handlowych

Szablon oferty handlowej – co powinien zawierać?

Dobry szablon oferty handlowej zawiera wszystko, czego klient potrzebuje do decyzji, i nic ponad to. Klient ma szybko zobaczyć, co dostaje, ile to kosztuje i do kiedy oferta jest ważna. Szczegóły techniczne lepiej dać w załączniku albo omówić na rozmowie.

• Dane stron – Twoja firma i firma klienta, NIP, osoba kontaktowa.
• Numer i data – żeby obie strony wiedziały, o której ofercie mówią.
• Zakres – pozycje z opisem, ilością i ceną jednostkową.
• Podsumowanie – suma netto, VAT i suma brutto.
• Warunki – termin realizacji, termin płatności i ważność oferty.
• Następny krok – kontakt do handlowca i informacja, co dzieje się po akceptacji.

Szablon ustawiasz raz. W Today CRM ma Twoje logo i układ, a dane klienta i pozycje z cennika trafiają do niego same. Dzięki temu każda oferta z firmy wygląda tak samo, bez względu na to, który handlowiec ją przygotował.

Zasady rabatów warto zapisać razem z cennikiem, a nie trzymać w głowie handlowca. Wtedy rabat w ofercie wynika z ustalonej reguły, a nie z tego, kto akurat liczył. Klient dostaje spójną cenę, a Ty wiesz, skąd się wzięła.

Generator ofert w CRM czy oferta w Wordzie?

Oferta w Wordzie wystarczy, jeśli wysyłasz kilka ofert w miesiącu i masz prosty cennik. Gdy ofert jest więcej, a cennik ma warianty, generator ofert w CRM oszczędza czas i ogranicza pomyłki w cenach. Różnica nie leży w wyglądzie dokumentu, tylko w tym, skąd biorą się dane. Przy kilkudziesięciu ofertach miesięcznie każda pomyłka w cenie wraca jako korekta, telefon do klienta albo utracona marża.

Word ma jedną zaletę: każdy go zna. W generatorze ofert dokument dalej wygląda jak Twoja oferta, bo powstaje z Twojego szablonu. Zmienia się źródło danych: ceny, sumy i dane klienta pochodzą z systemu, a nie z kopiowania.

Generator ofert to jeden krok procesu sprzedaży. Jeśli chcesz uporządkować cały proces, od zapytania do follow-upu, zobacz automatyzację sprzedaży. O tym, co daje sama automatyzacja CRM, piszemy w artykule Automatyzacja CRM – Jak działa i co możesz zyskać?.

AI w przygotowaniu ofert

AI pomaga przygotować ofertę, ale nie ustala cen. W Today CRM AI może zaproponować zakres na podstawie notatki z rozmowy, czyli pozycje z cennika, o których była mowa. Ceny zawsze pochodzą z cennika, a handlowiec zatwierdza każdą pozycję przed wysłaniem.

Notatka pochodzi z modułu Notatki głosowe: z nagrania rozmowy powstaje transkrypcja i notatka AI. Na jej podstawie AI proponuje pozycje do oferty. Ty je sprawdzasz, poprawiasz i dopiero wtedy oferta jest gotowa. Więcej o pracy z nagraniami rozmów piszemy w artykule Transkrypcje ze spotkań handlowych.

Ceny i rabaty zostają pod kontrolą człowieka. AI nie zmienia kwot z cennika, a o rabacie decyduje handlowiec. Nic nie wychodzi do klienta bez jego akceptacji.

AI sprawdza się tam, gdzie rozmowę trzeba przełożyć na listę pozycji. Nie zastąpi wiedzy handlowca o kliencie, terminach i marży. Dlatego propozycję AI traktujemy jak szkic: oszczędza przepisywanie, a decyzja zostaje u Ciebie.

Od oferty do umowy

Zaakceptowana oferta to gotowy materiał do umowy. W Today CRM z zaakceptowanej oferty przechodzisz do umowy jednym kliknięciem: dane klienta i zakres są już w systemie, więc nikt ich nie przepisuje. Umowę przygotowuje moduł Umowy, na Twoim szablonie.

Statusy pokazują, co dzieje się z każdą ofertą. Widzisz, które czekają na odpowiedź, które klient zaakceptował, a które trzeba przypomnieć. Przypomnienie o follow-upie pilnuje, żeby żadna oferta nie utknęła bez odpowiedzi.

Oferty, Umowy i Notatki głosowe działają razem: od rozmowy do podpisu w jednym systemie. Kampanie do nowych klientów prowadzisz w module Prospector. Faktur moduł nie wystawia, robisz to w swoim programie.

Moduł Oferty kosztuje 49 zł netto miesięcznie, do tego plan bazowy 159 zł netto miesięcznie. Koszt całego systemu policzysz w kalkulatorze na stronie Today CRM.