Automatyzacja gastronomii

Rezerwacje stolików i no-show: jak ograniczyć puste stoliki?

No-show, czyli gość, który rezerwuje stolik i nie przychodzi, kosztuje lokal tyle, ile zająłby jego rachunek. Rezerwacje wpadają telefonem w środku serwisu, przez formularz na stronie albo w wiadomości na komunikatorze. Bez jednego kalendarza łatwo o dwie rezerwacje na ten sam stolik, a bez przypomnienia gość po prostu zapomina. Automatyzacja zbiera zgłoszenia ze strony i z wiadomości w jednym kalendarzu, a rezerwacje przyjęte telefonicznie obsługa wpisuje w prostym formularzu, więc wszystkie są w jednym miejscu. Dzień przed wizytą wychodzi prośba o potwierdzenie.

1. Zgłoszenie ze strony lub z wiadomości trafia do wspólnego kalendarza, a rezerwację przyjętą telefonicznie wpisuje obsługa.
2. Prośba o potwierdzenie wychodzi dzień przed wizytą, z szablonu zatwierdzonego wcześniej przez szefa sali.
3. Brak odpowiedzi trafia na listę dla szefa sali.
4. Decyzja człowieka: zadzwonić do gościa albo zwolnić stolik.

System niczego nie anuluje sam. To szef sali zna swoich stałych gości i wie, kogo warto dopytać. Podobnie działa chatbot na stronie lokalu: odpowiada na pytania o godziny i menu z Waszych danych, a trudniejsze sprawy przekazuje człowiekowi. Więcej o takich rozwiązaniach piszemy na stronie chatboty AI.

Zamówienia z platform dostaw w jednej liście

Lokal, który sprzedaje przez kilka platform dostaw, zwykle ma kilka tabletów albo kilka kart w przeglądarce, a zamówienia z każdej trzeba przepisać do kasy albo na kuchnię. Przy większym ruchu to źródło pomyłek: pominięta pozycja, zła godzina odbioru, zamówienie, które ktoś przeoczył. Automatyzacja zbiera zamówienia ze strony i z platform dostaw na jedną listę, a zamówienia przyjęte telefonicznie dopisuje obsługa. Kuchnia widzi jeden wydruk albo ekran, a dane mogą trafiać do kasy (POS).

Zakres integracji zależy od platformy i od umowy lokalu z nią. Część platform udostępnia API albo współpracuje z integratorami, inne przysyłają zamówienia tylko w aplikacji lub w mailu. Dlatego przed wdrożeniem sprawdzamy, które kanały da się podłączyć, i uczciwie mówimy, co zostaje ręczne. Gdy kasa nie ma API, często wystarczy eksport sprzedaży do pliku albo arkusza.

• Jedna lista zamówień z oznaczeniem źródła i godziny odbioru.
• Wydruk albo ekran dla kuchni, bez przepisywania.
• Przekazanie do kasy, jeśli Wasz POS udostępnia API.
• Sprzedaż w raportach z podziałem na kanały.

Faktury dostawców i KSeF w restauracji

Restauracja kupuje od kilkunastu dostawców: mięso, warzywa, nabiał, napoje, opakowania, środki czystości. Faktury przychodzą mailem jako PDF, w KSeF, a czasem na papierze razem z dostawą. Ktoś musi je zebrać, przepisać dane i przekazać księgowej. Przy ręcznym obiegu część dokumentów ginie, a koszty wpadają do księgi z opóźnieniem.

Automatyzacja zbiera faktury z jednej skrzynki, odczytuje dostawcę, kwoty, stawki VAT i pozycje, a następnie proponuje kategorię kosztu. Faktura z KSeF ma stałą strukturę XML, więc dane są od razu w osobnych polach. W PDF-ach z maili pomaga AI, które odczytuje układ dokumentu. Dokument czeka na Twoją akceptację, a po niej trafia do programu księgowego. Zasady KSeF dla Twojego lokalu potwierdź z księgową, a ogólne informacje znajdziesz na stronie KSeF. Cały obieg opisujemy na stronie o automatyzacji faktur, kosztów i stanów magazynowych.

Jak połączyć POS z księgowością?

Do księgowości trafiają dwa strumienie: koszty z faktur dostawców i sprzedaż z kasy. Pierwszy odczytujemy z dokumentów, drugi z API lub eksportu z kasy. Połączenie ma sens, gdy księgowa dostaje zestawienie bez przepisywania: faktury zatwierdzone przez Ciebie i dzienne podsumowanie sprzedaży. Zakres zależy od tego, co udostępnia Wasz POS i program księgowy, dlatego na początku sprawdzamy oba systemy.

Food cost i stany magazynowe: alerty zamiast liczenia po fakcie

Food cost to koszt składników w cenie dania. Wiele lokali liczy go raz w miesiącu, gdy marża już się zmieniła. Tymczasem ceny dostawców zmieniają się częściej, a faktury z nowymi cenami przychodzą codziennie. Jeśli system odczytuje te faktury, może zestawić nową cenę składnika z recepturą dania i powiedzieć, które pozycje w menu przestały się opłacać.

• Alert o wzroście ceny składnika, który jest w kilku daniach.
• Alert o niskim stanie towaru, na podstawie sprzedaży z kasy i dostaw.
• Zestawienie dań z kosztem składników i marżą, do przeglądu przed zmianą menu.

Dokładność zależy od receptur i danych. Im lepiej opisane są składniki i gramatury w daniach, tym trafniejsze alerty. Dlatego na początku wdrożenia spisujemy z szefem kuchni receptury najważniejszych pozycji, a nie całego menu. Decyzja o zmianie ceny albo receptury zawsze zostaje po Waszej stronie.

HACCP i dziennik temperatur: przypomnienia i zapis w jednym miejscu

Lokale gastronomiczne prowadzą dokumentację dobrych praktyk higienicznych i systemu HACCP, w tym zwykle dzienniki temperatur lodówek i zamrażarek oraz listy kontrolne mycia i dezynfekcji. Na papierze łatwo o luki: pomiar wpisany po fakcie albo zapomniany. Automatyzacja nie zmienia procedur. Pilnuje, żeby pomiar się odbył, a zapis powstał od razu.

1. Przypomnienie o pomiarze o ustalonej godzinie, w telefonie osoby na zmianie.
2. Wpis odczytu w prostym formularzu, z godziną i nazwiskiem.
3. Alert przy odchyleniu od normy do szefa kuchni.
4. Zestawienie zapisów w jednym miejscu, na wypadek kontroli sanepidu.

System nie zastępuje systemu bezpieczeństwa żywności. Treść procedur, limity i działania naprawcze ustala lokal, najlepiej z technologiem żywności, a my odwzorowujemy je w przypomnieniach i zapisach.

AI w gastronomii: opinie w Google, raporty, grafik i newsletter

AI w gastronomii przydaje się tam, gdzie trzeba szybko napisać lub podsumować tekst. Przy opiniach w Google model przygotowuje szkic odpowiedzi w tonie Waszego lokalu: dziękuje za dobrą opinię albo przeprasza i proponuje kontakt przy złej. Właściciel poprawia i zatwierdza, a bez zatwierdzenia nic nie jest publikowane. Przy raportach AI opisuje słowami to, co widać w danych z kasy: które dni i godziny były najlepsze, jakie dania sprzedawały się najczęściej, czym różnił się ten tydzień od poprzedniego.

• Opinie w Google: powiadomienie i szkic odpowiedzi do akceptacji.
• Raport dnia i tygodnia: sprzedaż, popularne dania i porównanie okresów, wysyłane na maila.
• Grafik: przypomnienia o zmianie i prośby o zastępstwo wysyłane do zespołu z zatwierdzonych szablonów, szczegóły w automatyzacji grafiku i zespołu.
• Newsletter i lojalność: wiadomości do gości, którzy wyrazili zgodę, z treścią zatwierdzoną przez właściciela, i prosty program lojalnościowy.

Największe ryzyko to odpowiedź, która nie pasuje do sytuacji, albo wiadomość wysłana do niewłaściwych gości. Dlatego wiadomości wychodzą tylko z zatwierdzonych szablonów, a newsletter trafia tylko do osób ze zgodą marketingową. Więcej o tym, jak wdrażamy modele językowe w firmach, przeczytasz na stronie wdrożenie AI. Zespół, który ma korzystać z AI na co dzień, warto najpierw przeszkolić na Waszych przykładach, dlatego prowadzimy też szkolenia AI.

Ile kosztuje automatyzacja restauracji?

Koszt automatyzacji restauracji zależy od liczby procesów, od liczby systemów, które trzeba połączyć (kasa, platformy dostaw, poczta, księgowość), i od tego, czy kasa udostępnia API. Inaczej wyceniamy jeden proces, na przykład obieg faktur dostawców, a inaczej wdrożenie obejmujące zamówienia, stany, HACCP i raporty. Większe projekty dzielimy na etapy, żeby pierwszy proces działał, zanim zaczniemy kolejny. Wycena po rozmowie.

Na koszt składają się zwykle trzy części: jednorazowe wdrożenie, abonament za oprogramowanie i opcjonalne utrzymanie. Ogólne zasady wyceny opisujemy na stronie ile kosztuje automatyzacja, a opłacalność konkretnego procesu sprawdzisz w kalkulatorze opłacalności automatyzacji. Jeśli prowadzisz catering i wysyłasz oferty firmom, przyda się moduł Oferty w Today CRM.

Na pierwszą rozmowę nie musisz niczego przygotowywać. Wystarczy, że powiesz, jaki masz lokal, ile osób pracuje w zespole, z jakich platform dostaw i z jakiej kasy korzystasz. Na tej podstawie wskażemy proces, od którego warto zacząć, i powiemy wprost, czy jego automatyzacja się opłaci.