🍽️ Rezerwacje i zamówienia w restauracji
Automatyzacja rezerwacji i zamówień w restauracji
Rezerwacje stolików z formularza na stronie oraz zamówienia z aplikacji dostawy trafiają do jednego miejsca, a te przyjęte telefonicznie obsługa dopisuje do tej samej listy. Przypomnienia i potwierdzenia dla gości przygotowuje system, ale szablony zatwierdza szef sali, a trudne przypadki zostają w jego rękach.
- Rezerwacje i zamówienia z kilku kanałów w jednym miejscu
- Szablony wiadomości zatwierdza lokal
- Katowice i cała Polska online
Automatyzacja rezerwacji i zamówień w skrócie
Automatyzacja rezerwacji stolików i zamówień to połączenie strony lokalu, aplikacji dostawy i telefonu tak, żeby każda rezerwacja i każde zamówienie trafiały do jednego kalendarza i jednej listy bez przepisywania. W Today Automate dokładamy do tego przypomnienia i potwierdzenia dla gości. Szef sali zatwierdza szablony wiadomości i sam decyduje, co zrobić z rezerwacją, na którą gość nie odpowiedział.
Jeden kalendarz rezerwacji.
Formularz na stronie i wpisy po rozmowie telefonicznej.
Przypomnienia i potwierdzenia.
Prośba o odpowiedź przed wizytą.
Zamówienia na jednej liście.
Strona, telefon i aplikacje dostawy.
Decyzje po stronie człowieka.
Odwołania i wyjątki zatwierdza szef sali.
Gdzie rezerwacje i zamówienia zabierają czas w trakcie serwisu
Dziś: Rezerwacje zapisywane w zeszycie, w kalendarzu i na kartce, więc zdarza się podwójna rezerwacja stolika
Po wdrożeniu: Jeden kalendarz dla zgłoszeń z formularza na stronie i wpisanych po rozmowie telefonicznej
Dziś: Gość zapomina o rezerwacji i stolik stoi pusty, a nikt tego wcześniej nie wiedział
Po wdrożeniu: Prośba o potwierdzenie dzień przed wizytą i lista rezerwacji bez odpowiedzi dla szefa sali
Dziś: Odwołanie przychodzi w wiadomości, której nikt nie zauważył do wieczora
Po wdrożeniu: Odwołanie przez link w potwierdzeniu zwalnia stolik w kalendarzu, a szef sali widzi zmianę
Dziś: Zamówienia z kilku aplikacji dostawy na osobnych tabletach, przepisywane na kuchnię
Po wdrożeniu: Jedna lista zamówień z oznaczeniem źródła i godziny odbioru oraz jeden ekran albo wydruk na kuchni
Dziś: Zamówienie przez telefon zapisane na karteczce, bez potwierdzenia dla gościa
Po wdrożeniu: Obsługa wpisuje je w formularz, a gość dostaje potwierdzenie z zatwierdzonego szablonu
Dziś: O okazjach, alergiach i większych grupach dowiadujemy się przy wejściu gości
Po wdrożeniu: Zestawienie rezerwacji na jutro z uwagami od gości, wysłane szefowi sali wieczorem
Obsługa zajmuje się gośćmi przy stoliku, a nie szukaniem, kto i na kiedy się zapisał.
Co może przejąć system w rezerwacjach i zamówieniach
Wspólny kalendarz rezerwacji.
Zgłoszenia z formularza na stronie oraz rezerwacje, które obsługa wpisuje po rozmowie telefonicznej. Z oznaczeniem źródła, liczby osób i uwag gościa.
Potwierdzenia i przypomnienia dla gości.
Wiadomość po zapisaniu rezerwacji i prośba o potwierdzenie przed wizytą, z szablonów w tonie lokalu, które zatwierdza szef sali.
Lista rezerwacji bez odpowiedzi.
Szef sali widzi, kto nie potwierdził, i sam decyduje, czy zadzwonić do gościa, czy zwolnić stolik.
Jedna lista zamówień.
Zamówienia ze strony, z aplikacji dostawy i wpisane przez obsługę po rozmowie telefonicznej, na jednym ekranie albo wydruku dla kuchni. Zakres zależy od platformy.
Potwierdzenia zamówień.
Gość, który zamawia ze strony albo przez telefon, dostaje potwierdzenie z godziną odbioru lub dostawy. Treść szablonu zatwierdza lokal.
Zestawienie na kolejny dzień.
Lista rezerwacji z liczbą osób, uwagami o alergiach i okazjach, przygotowana dla szefa sali przed otwarciem.
Ile rezerwacji i zamówień przepisujecie dziś ręcznie?
Przejdziemy przez Wasz serwis od pierwszego telefonu do zamknięcia kuchni i pokażemy, co system zrobi za zespół.
Rezerwacje i zamówienia w praktyce: sześć scenariuszy z sali i dostawy
To scenariusze pokazujące, jak mógłby działać Wasz lokal. Nie opisują wdrożenia u konkretnego klienta. W każdym AI i system przygotowują, a człowiek zatwierdza.
Potwierdzenie rezerwacji dzień przed wizytą
Gość dostaje prośbę o potwierdzenie z szablonu zatwierdzonego przez szefa sali. Brak odpowiedzi trafia na listę, a szef sali decyduje, czy zadzwonić.
- rezerwacja
- prośba o potwierdzenie
- brak odpowiedzi
- decyzja szefa sali
Rezerwacja większej grupy
Formularz dopytuje o liczbę osób, okazję i alergie. Karta rezerwacji trafia do szefa sali, który potwierdza ją ręcznie, a gość dostaje wiadomość z szablonu.
- formularz grupowy
- karta dla szefa sali
- ręczne potwierdzenie
Odwołany stolik wraca do puli
Gość odwołuje rezerwację linkiem z wiadomości z potwierdzeniem, a termin znów jest wolny w kalendarzu. Szef sali dostaje informację o zmianie.
- odwołanie z linku
- wolny stolik
- informacja dla szefa sali
Zamówienie przyjęte telefonicznie
Obsługa wpisuje zamówienie w formularz, a ono trafia na tę samą listę co dostawa. Gość dostaje potwierdzenie z godziną odbioru, bez dopisywania go ręcznie.
- rozmowa telefoniczna
- wpis obsługi
- lista kuchni
- potwierdzenie dla gościa
Zamówienia z dostawy w jednym miejscu
Zamówienia ze strony i z aplikacji dostawy trafiają na jedną listę dla kuchni, z oznaczeniem źródła. Co da się podłączyć automatycznie, sprawdzamy przed wdrożeniem.
- aplikacje dostawy
- jedna lista
- kuchnia
Zestawienie rezerwacji na jutro
Wieczorem szef sali dostaje listę jutrzejszych rezerwacji z uwagami gości. Wie, ile osób przyjdzie i o jakich alergiach ma uprzedzić kuchnię.
- kalendarz
- zestawienie na jutro
- mail do szefa sali
Zakres połączeń z platformami dostaw i kasą zależy od tego, co udostępniają, więc sprawdzamy go na początku. Nie obiecujemy gotowej integracji z każdym narzędziem.
Jak pracujemy
Rezerwacje i zamówienia wdrażamy po jednym kanale, żeby zespół nie odczuł zmiany z dnia na dzień.
Konsultacja
30 minut rozmowy o celach i procesach. Mówimy wprost, czy wdrożenie się opłaci.
Zaczynamy od kanału, który zabiera najwięcej czasu: zwykle jest to kalendarz rezerwacji albo zamówienia z dostawy.
Audyt i ułożenie procesów
Sprawdzamy, jak dziś przebiegają procesy, układamy je na nowo i przygotowujemy plan wdrożenia z wyceną.
Wdrożenie etapami
Działające elementy co tydzień lub dwa, testowane na Waszych danych.
Najpierw wspólny kalendarz i przypomnienia, potem lista zamówień, na końcu kolejne platformy.
Opieka i rozwój
Monitorujemy działanie, poprawiamy błędy i uczymy zespół korzystać z rozwiązania. Hosting i utrzymanie w stałym abonamencie.
Czego nie robimy
- Nie wysyłamy gościom wiadomości spoza szablonów zatwierdzonych przez szefa sali.
- Nie anulujemy rezerwacji automatycznie. Decyzję o gościu, który nie odpowiedział, podejmuje szef sali.
- Nie zastępujemy człowieka przy telefonie. Rezerwacje i zamówienia z rozmów wpisuje obsługa.
- Nie obiecujemy gotowej integracji z każdą platformą dostaw ani kasą. Zakres sprawdzamy na początku i mówimy wprost, co zostaje ręczne.
Zobacz też
Pozostałe obszary automatyzacji w gastronomii i strona główna tej branży.
Faktury i koszty
Faktury dostawców do księgowości bez przepisywania, food cost i alerty o brakach, z uwzględnieniem KSeF.
HACCP i dokumentacja
Checklisty, przypomnienia o pomiarach i rejestry w jednym miejscu. Zasady potwierdza lokal.
Grafik i zespół
Grafik zmian, przypomnienia i zamiany zmian z zatwierdzeniem menedżera.
Opinie i marketing
Szkice odpowiedzi na opinie, newsletter i program lojalnościowy. Treść zatwierdza właściciel.
Wszystkie pięć obszarów: zamówienia, faktury, HACCP, grafik i opinie.
Automatyzacja gastronomiiPorozmawiajmy o rezerwacjach i zamówieniach w Waszym lokalu
Napisz, czym zajmuje się Twoja firma i co chcesz usprawnić.
Wrócimy z konkretną propozycją, a nie z ogólną prezentacją.
Co dzieje się dalej
- Odpisujemy w ciągu 1 dnia roboczego.
- Umawiamy 30-minutową rozmowę.
- Przygotowujemy propozycję i wycenę.
Najczęstsze pytania
Kiedy wysłać prośbę o potwierdzenie rezerwacji i co robić, gdy gość nie odpowiada?
Najlepiej dzień przed wizytą, z szablonu zatwierdzonego wcześniej przez szefa sali. Gość potwierdza albo odwołuje rezerwację jednym kliknięciem w linku z wiadomości, a odwołany stolik wraca do kalendarza. Jeśli odpowiedzi brak, system niczego nie anuluje: sprawa trafia na listę, a szef sali decyduje, czy zadzwonić.
Jaki system rezerwacji dla restauracji wybrać i czy trzeba zmieniać obecny?
Nie zakładamy z góry, że trzeba coś zmieniać. Na początku sprawdzamy, jak rezerwacje wpadają dziś i czy obecne narzędzie udostępnia powiadomienia, eksport albo API. Gdy się da, łączymy to, co lokal już ma. Gdy lokal nie ma żadnego systemu, ustalamy razem prosty kalendarz z formularzem rezerwacji.
Jak wygląda lista zamówień dla kuchni i co przy niej zostaje ręczne?
Lista pokazuje każde zamówienie z oznaczeniem źródła i godziny odbioru, a kuchnia widzi jeden ekran albo jeden wydruk. Zamówienia przyjęte telefonicznie dopisuje obsługa. Które aplikacje dostawy da się podłączyć automatycznie, sprawdzamy przed wdrożeniem osobno dla każdej, bo jedne udostępniają integracje, a inne przysyłają tylko powiadomienia mailowe.
Czy rezerwacje i zamówienia przyjęte przez telefon też trafią do systemu?
Tak, ale wpisuje je obsługa, w prostym formularzu na telefonie albo tablecie. Dzięki temu rezerwacja z rozmowy ląduje w tym samym kalendarzu co zgłoszenia ze strony, a zamówienie na tej samej liście co dostawa. W tej usłudze nie zastępujemy człowieka przy telefonie.
Czy do wysyłania potwierdzeń i przypomnień o rezerwacji potrzebna jest zgoda gościa?
Wiadomość o konkretnej rezerwacji, czyli potwierdzenie i przypomnienie, to co innego niż marketing. Newsletter i promocje wymagają osobnej zgody i nie mieszamy ich z listą rezerwacji. Zasady dla Twojego lokalu potwierdź z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych.
Czy automatyczne wiadomości nie zepsują kontaktu z gośćmi?
Nie, jeśli wychodzą w tonie Waszego lokalu i tylko tam, gdzie mają sens. Treść każdego szablonu zatwierdza szef sali, a rezerwacje szczególne, na przykład grupowe albo z okazji, można zostawić do ręcznego potwierdzenia. Gość może zawsze porozmawiać z człowiekiem.
Ile kosztuje automatyzacja rezerwacji i zamówień w restauracji?
Wycena po rozmowie. Na cenę wpływa liczba kanałów, z których przychodzą rezerwacje i zamówienia, to, czy platformy dostaw i kasa udostępniają integracje, oraz liczba szablonów wiadomości do gości. Zaczynamy od jednego kanału, więc pierwszy etap bywa dużo mniejszy niż cały projekt.
Automatyzacja rezerwacji stolików: co obejmuje i od czego zacząć
Automatyzacja rezerwacji stolików nie oznacza, że gościa obsługuje maszyna. Oznacza, że zgłoszenie, które i tak przychodzi, trafia od razu we właściwe miejsce, a ludzie nie muszą go przepisywać z wiadomości do zeszytu i z zeszytu do kalendarza. System zbiera rezerwacje z formularza na stronie, dopisuje te przyjęte telefonicznie przez obsługę, wysyła potwierdzenia i przypomnienia z zatwierdzonych szablonów, a wyjątki przekazuje szefowi sali.
Dobrym punktem startu jest ten kanał, który dziś zabiera najwięcej czasu albo powoduje najwięcej pomyłek. W jednych lokalach są to rezerwacje, w innych zamówienia z kilku aplikacji dostawy. Na stronie automatyzacja gastronomii opisujemy cały zakres, a ta strona skupia się na sali, telefonie i dostawie. Jeśli nie wiesz, który proces wybrać, pomoże audyt procesów.
System rezerwacji w restauracji: jeden kalendarz zamiast kilku źródeł
System rezerwacji w restauracji ma sens wtedy, gdy jest jednym źródłem prawdy. Tymczasem w wielu lokalach rezerwacje wpadają trzema drogami naraz: telefonem w środku serwisu, wiadomością na komunikatorze i formularzem na stronie. Każda ląduje w innym miejscu, więc łatwo o dwie rezerwacje na ten sam stolik albo o gościa, którego nikt nie zapisał.
| Źródło | Co robi system | Co zostaje u człowieka |
|---|---|---|
| Formularz na stronie | zapisuje rezerwację w kalendarzu i wysyła potwierdzenie z szablonu | obsada sali i decyzja przy rezerwacjach szczególnych |
| Wiadomość od gościa, jeśli lokal ją przyjmuje | przekazuje ją szefowi sali razem z danymi rezerwacji | odpowiedź i wpisanie rezerwacji do kalendarza |
| Rozmowa telefoniczna | przyjmuje wpis obsługi i dopisuje go do tego samego kalendarza | rozmowa z gościem i wpisanie rezerwacji |
Zakres zależy od narzędzia, z którego lokal korzysta dziś. Gdy ma już system rezerwacji z powiadomieniami lub eksportem, łączymy go z resztą, zamiast zmieniać go na siłę. Kalendarz rezerwacji z listą na jutro pomaga też w planowaniu obsady, o czym piszemy w automatyzacji grafiku i zarządzania zespołem. Odpowiedzi na proste pytania gości o godziny i menu może przejąć chatbot AI oparty na Waszych danych, a trudniejsze sprawy trafiają do człowieka.
No-show w restauracji: przypomnienia i potwierdzenia rezerwacji
No-show to gość, który rezerwuje stolik i nie przychodzi, więc stolik stoi pusty w czasie, gdy mógł przyjąć kogoś innego. Najczęstszą przyczyną nie jest złośliwość, tylko to, że gość po prostu zapomniał, a lokal nie miał jak się o tym dowiedzieć. Prosta prośba o potwierdzenie dzień przed wizytą rozwiązuje wiele takich przypadków.
- Zapis rezerwacji wywołuje wiadomość z potwierdzeniem i danymi wizyty.
- Dzień przed wizytą gość dostaje prośbę o potwierdzenie z szablonu zatwierdzonego przez szefa sali.
- Odpowiedź gościa (link w wiadomości) potwierdza albo odwołuje rezerwację, a odwołany stolik wraca do kalendarza.
- Brak odpowiedzi trafia na listę dla szefa sali, który decyduje, czy zadzwonić.
System niczego nie anuluje sam. To szef sali zna stałych gości i wie, kogo warto dopytać, a komu wystarczy zaufać. Wiadomości o konkretnej rezerwacji to co innego niż marketing, więc nie łączymy ich z listą newslettera. O tym, jak prowadzić kampanie do gości ze zgodą, piszemy w opiniach Google i marketingu restauracji.
Zamówienia z dostawy w jednym miejscu: strona, telefon i aplikacje
Lokal, który sprzedaje przez kilka kanałów, zwykle ma kilka tabletów, kilka kart w przeglądarce i telefon. Zamówienia z każdego z nich trzeba zauważyć, przepisać na kuchnię i potwierdzić, a przy większym ruchu łatwo coś przeoczyć: pozycję, godzinę odbioru albo całe zamówienie. Zamówienia z dostawy w jednym miejscu to jedna lista z oznaczeniem źródła, na którą patrzy kuchnia.
- Jedna lista zamówień ze strony, z aplikacji dostawy i wpisanych przez obsługę po rozmowie telefonicznej.
- Oznaczenie źródła i godziny odbioru lub dostawy przy każdym zamówieniu.
- Ekran albo wydruk dla kuchni, bez przepisywania między tabletami.
- Potwierdzenie dla gościa z zatwierdzonego szablonu.
Zakres połączeń zależy od platformy i od umowy lokalu z nią. Jedne platformy udostępniają integracje, inne przysyłają zamówienia tylko w aplikacji albo w mailu. Dlatego przed wdrożeniem sprawdzamy każdy kanał osobno i uczciwie mówimy, co da się zautomatyzować, a co zostaje ręczne. Gdy zamówienia mają trafiać także do kasy lub do magazynu, pomocna jest strona o automatyzacji faktur, kosztów i stanów magazynowych.
Potwierdzenia dla gości: jak wysyłać wiadomości po rezerwacji i zamówieniu
Potwierdzenie dla gościa jest wizytówką lokalu, więc jego treść ma brzmieć tak, jak mówi obsługa. Dlatego wiadomości nie piszą się same: szef sali zatwierdza szablony raz, a system wysyła je w ustalonych momentach, na przykład po zapisaniu rezerwacji, dzień przed wizytą i po przyjęciu zamówienia.
Rezerwacje szczególne, na przykład duże grupy albo wydarzenia, można zostawić do ręcznego potwierdzenia. Wiadomość o rezerwacji dotyczy konkretnej wizyty i nie jest reklamą. Newsletter i promocje wymagają osobnej zgody gościa, a zasady dla Waszego lokalu warto potwierdzić z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych. Jak AI przygotowuje szkice, a człowiek je zatwierdza, opisujemy na stronie o wdrożeniu AI, a rozwiązania do kontaktu z klientami znajdziesz na stronie agent AI.
Ile kosztuje automatyzacja rezerwacji i zamówień w restauracji
Wycena po rozmowie. Koszt zależy od liczby kanałów, z których przychodzą rezerwacje i zamówienia, od tego, czy platformy dostaw i kasa udostępniają integracje, oraz od liczby szablonów wiadomości do gości. Inaczej wyceniamy sam kalendarz rezerwacji z przypomnieniami, a inaczej połączenie go z listą zamówień z kilku platform.
Zaczynamy od jednego kanału, więc pierwszy etap bywa dużo mniejszy niż cały projekt. Ogólne zasady wyceny opisujemy na stronie ile kosztuje automatyzacja, a podstawy podejścia na stronie automatyzacja procesów. Do pierwszej rozmowy nie trzeba się przygotowywać. Wystarczy, że opiszesz lokal i to, skąd dziś przychodzą rezerwacje i zamówienia, a my wskażemy, od czego warto zacząć. Możesz też od razu napisać do nas.