🍽️ Faktury, koszty i stany w gastronomii
Automatyzacja faktur, kosztów i stanów magazynowych w gastronomii
Faktury od dostawców z maila, PDF i KSeF trafiają na jedną listę, a po Twojej akceptacji do programu księgowego. System pilnuje cen składników i food costu, a po zamknięciu kasy wysyła raport dnia, o ile kasa udostępnia dane.
- Faktury do księgowości tylko po akceptacji człowieka
- Faktury z uwzględnieniem KSeF
- Katowice i cała Polska online
Automatyzacja faktur kosztowych w skrócie
Automatyzacja faktur kosztowych w restauracji to zebranie dokumentów od dostawców z maila, PDF i KSeF w jednym obiegu, w którym dane z faktury nie są przepisywane ręcznie. W Today Automate dokładamy AI, które odczytuje pozycje, proponuje kategorię kosztu i zestawia ceny składników z cenami dań, a dokument zatwierdzasz Ty albo księgowa, zanim trafi do księgowości.
Jedna lista faktur.
Mail, PDF i KSeF w jednym miejscu.
Food cost po każdej fakturze.
Ceny składników z dokumentów dostawców.
Alerty o cenach i brakach.
Składniki, których zaczyna brakować, i ceny, które wzrosły.
Raport dnia z kasy.
Sprzedaż na mailu po zamknięciu lokalu, o ile kasa udostępnia dane.
Gdzie w restauracji znikają godziny nad papierami
Dziś: Faktury wpadają mailem, przez KSeF i na papierze razem z dostawą, a ktoś musi je pozbierać
Po wdrożeniu: Jedna lista: każda faktura ma dostawcę, kwoty i kategorię kosztu do akceptacji
Dziś: Księgowa dopytuje, do jakiego kosztu przypisać fakturę
Po wdrożeniu: Propozycja kategorii na podstawie wcześniejszych faktur tego dostawcy, a księgowa dostaje komplet opisanych dokumentów
Dziś: Hurtownia po cichu podnosi cenę, a Ty dowiadujesz się po kilku tygodniach
Po wdrożeniu: Przy każdej fakturze porównanie z poprzednią ceną składnika i alert o zmianie
Dziś: Food cost liczony w arkuszu wtedy, gdy znajdzie się chwila
Po wdrożeniu: Food cost dań przeliczany po każdej zmianie ceny składnika
Dziś: Brak towaru wychodzi dopiero w trakcie serwisu
Po wdrożeniu: Lista składników, których zaczyna brakować, do sprawdzenia przed otwarciem lokalu (wyliczenie, nie inwentaryzacja)
Dziś: Wyniki dnia przepisywane z kasy wieczorem
Po wdrożeniu: Raport dnia na mailu po zamknięciu kasy, o ile kasa udostępnia API albo eksport
Księgowa dostaje zatwierdzone dokumenty, a Ty widzisz koszty, zanim zjedzą marżę.
Co w kosztach i fakturach może przejąć system
Odczyt faktur.
Dostawca, numer, kwoty netto i brutto, stawki VAT oraz pozycje z maila, PDF albo KSeF.
Kategoria kosztu.
Propozycja na podstawie wcześniejszych dokumentów tego dostawcy. Zmieniasz ją jednym kliknięciem.
Przekazanie do księgowości.
Zatwierdzona faktura trafia do programu księgowego albo do księgowej w uzgodnionym formacie, zakres zależy od programu.
Historia cen składników.
Ceny z kolejnych faktur w jednym zestawieniu, z oznaczeniem dostawcy, który zmienił cenę.
Food cost dań.
Koszt składników każdego dania z receptur i aktualnych cen, z listą dań poniżej progu, który ustawisz.
Alerty o brakach.
Wyliczenie stanów z przyjęć i sprzedaży oraz lista składników do domówienia. Nie zastępuje inwentaryzacji.
Raport dnia.
Sprzedaż z kasy na maila po zamknięciu lokalu, o ile kasa udostępnia API albo eksport.
Ile godzin w miesiącu zabierają Wam faktury od dostawców?
Przejdziemy przez Wasz obieg dokumentów od dostawy do księgowej i pokażemy, co system zrobi za zespół.
Faktury i koszty w praktyce: sześć scenariuszy z kuchni i biura
To scenariusze pokazujące, jak mógłby działać Wasz lokal. Nie opisują wdrożenia u konkretnego klienta. W każdym AI przygotowuje, a człowiek zatwierdza.
Faktura z hurtowni do księgowości bez przepisywania
Faktura od hurtowni wpada do skrzynki jako PDF albo pojawia się w KSeF. AI odczytuje dostawcę, kwoty i pozycje, proponuje kategorię kosztu, a Ty zatwierdzasz jednym kliknięciem. Po akceptacji dokument idzie do księgowości.
- mail lub KSeF
- odczyt AI
- akceptacja
- księgowość
Dostawa zgodna z fakturą
System zestawia pozycje z faktury z tym, co zamówił lokal. Rozbieżność w ilości albo cenie trafia na listę do sprawdzenia, a decyzję o reklamacji podejmuje osoba odpowiedzialna za zakupy.
- faktura
- zestawienie z zamówieniem
- lista rozbieżności
Podwyżka ceny składnika od dostawcy
Nowa faktura jest porównywana z poprzednią ceną tego samego towaru. Gdy różnica przekracza Twój próg, dostajesz alert z listą dań, których to dotyczy.
- nowa faktura
- porównanie cen
- alert z listą dań
Jak policzyć food cost całej karty
Z receptur i cen z faktur powstaje tabela kosztu każdego dania. Dania z marżą poniżej progu trafiają na listę dla szefa kuchni, który decyduje o cenie albo recepturze.
- receptury
- ceny z faktur
- food cost dań
- lista do przeglądu
Lista składników do domówienia przed otwarciem
Z przyjęć, sprzedaży i receptur system wylicza, czego może zabraknąć. Rano szef kuchni dostaje listę, a szkic zamówienia do dostawcy zatwierdza człowiek.
- przyjęcia i sprzedaż
- wyliczony stan
- lista braków
- zatwierdzenie zamówienia
Raport dnia z kasy po zamknięciu lokalu
Po zamknięciu kasy na maila przychodzi zestawienie sprzedaży z podziałem na kategorie i porównaniem z poprzednim tygodniem. Dane te może dostawać także księgowa.
- kasa
- zestawienie dnia
- mail do właściciela
Zakres połączeń z kasą i programem księgowym zależy od tego, co udostępnia Wasz system. Sprawdzamy to na początku i mówimy wprost, co zostaje ręczne.
Jak pracujemy
Konsultacja
30 minut rozmowy o celach i procesach. Mówimy wprost, czy wdrożenie się opłaci.
Zaczynamy od faktur od największych dostawców. Food cost i alerty dokładamy, gdy obieg dokumentów już działa.
Audyt i ułożenie procesów
Sprawdzamy, jak dziś przebiegają procesy, układamy je na nowo i przygotowujemy plan wdrożenia z wyceną.
Wdrożenie etapami
Działające elementy co tydzień lub dwa, testowane na Waszych danych.
Opieka i rozwój
Monitorujemy działanie, poprawiamy błędy i uczymy zespół korzystać z rozwiązania. Hosting i utrzymanie w stałym abonamencie.
Czego nie robimy
- Nie wysyłamy faktur do księgowości bez akceptacji człowieka i nie księgujemy ich za księgową.
- Nie zastępujemy programu księgowego ani kasy. Łączymy je z pocztą i KSeF.
- Nie zmieniamy cen dań, receptur ani dostawców i nie traktujemy wyliczonych stanów jak inwentaryzacji. Alert to informacja, a decyzja jest Twoja.
- Nie doradzamy w sprawach podatkowych. Zasady KSeF i rozliczeń potwierdź z księgową.
Inne obszary automatyzacji w lokalu
Koszty łączą się z resztą dnia: sprzedażą, zamówieniami, terminami ważności i godzinami pracy. Zobacz, co jeszcze można uporządkować.
Rezerwacje i zamówienia
Rezerwacje stolików z przypomnieniami i zamówienia z kilku kanałów na jednej liście.
HACCP i dokumentacja
Checklisty, przypomnienia o pomiarach i rejestry w jednym miejscu. Zasady potwierdza lokal.
Grafik i zespół
Grafik zmian, przypomnienia i zamiany zmian z zatwierdzeniem menedżera.
Opinie i marketing
Szkice odpowiedzi na opinie, newsletter i program lojalnościowy. Treść zatwierdza właściciel.
Wszystkie pięć obszarów: zamówienia, faktury, HACCP, grafik i opinie.
Automatyzacja gastronomiiPorozmawiajmy o fakturach i kosztach w Waszym lokalu
Napisz, czym zajmuje się Twoja firma i co chcesz usprawnić.
Wrócimy z konkretną propozycją, a nie z ogólną prezentacją.
Co dzieje się dalej
- Odpisujemy w ciągu 1 dnia roboczego.
- Umawiamy 30-minutową rozmowę.
- Przygotowujemy propozycję i wycenę.
Najczęstsze pytania
Jak zautomatyzować obieg faktur kosztowych w restauracji?
Zacznij od jednej skrzynki, do której trafiają faktury od dostawców, i od ustalenia, kto je akceptuje. System zbiera dokumenty z maila, PDF i KSeF, odczytuje dostawcę, kwoty i pozycje oraz proponuje kategorię kosztu. Po Twojej akceptacji faktura idzie do programu księgowego, więc nikt nie przepisuje jej ręcznie.
Co z fakturami, które przychodzą w różnej formie: z KSeF, z maila i na papierze?
Wszystkie trafiają na tę samą listę do akceptacji, niezależnie od źródła. Dane z KSeF czytamy ze struktury dokumentu, a z maili i PDF odczytuje AI, która oznacza pola, których nie jest pewna. Fakturę papierową trzeba najpierw zeskanować albo sfotografować. Zasady KSeF dla Twojego lokalu potwierdź z księgową.
Jak policzyć food cost dania w restauracji?
Food cost dania to koszt jego składników podzielony przez cenę sprzedaży netto. Potrzebujesz receptury z gramaturami i aktualnych cen składników z faktur. System składa to w jedną tabelę i przelicza ją, gdy zmieni się cena któregokolwiek składnika, a Ty widzisz dania, które przestały się opłacać.
Skąd system wie, że dostawca podniósł cenę składnika?
Z faktur. Przy każdej nowej fakturze porównujemy cenę pozycji z ostatnią, jaką zapłacił lokal temu dostawcy za ten sam towar. Jeśli różnica przekracza próg ustawiony przez Ciebie, dostajesz alert z listą dań, których to dotyczy. Zmiana ceny dania albo dostawcy to nadal Twoja decyzja.
Czy da się pilnować stanów magazynowych w restauracji bez systemu magazynowego?
W ograniczonym zakresie, tak. System zestawia przyjęcia towaru z faktur ze sprzedażą z kasy i recepturami, więc może wskazać składniki, których zaczyna brakować. To wyliczenie, a nie zamiennik inwentaryzacji, dlatego dokładność zależy od kompletności receptur i od tego, jak często lokal przelicza stany. Zakres sprawdzamy na konsultacji.
Co zawiera raport dnia z kasy i skąd system bierze dane?
Po zamknięciu dnia na maila przychodzi zestawienie sprzedaży z podziałem na kategorie, o ile kasa udostępnia API albo eksport sprzedaży. Księgowa może dostawać te same dane w uzgodnionym formacie. Gdy kasa nie ma żadnej z tych opcji, mówimy o tym na początku i szukamy rozwiązania zastępczego. Zakres raportu ustalamy na konsultacji.
Czy AI może samodzielnie księgować faktury za restaurację?
Nie i nie powinna. AI przygotowuje opis faktury i proponuje kategorię kosztu, a zatwierdza ją człowiek: właściciel, menedżer albo księgowa, zależnie od tego, jak ustawimy obieg. Do księgowości trafia tylko dokument, który ktoś zaakceptował.
Ile kosztuje automatyzacja faktur i kosztów w restauracji?
Wycena po rozmowie. Cena zależy od liczby dostawców i dokumentów, od programu księgowego, od tego, czy kasa udostępnia API albo eksport sprzedaży, oraz od tego, czy lokal ma spisane receptury. Zwykle zaczynamy od samych faktur, a food cost i alerty dokładamy etapami.
Automatyzacja faktur kosztowych w restauracji: jak to działa
Restauracja kupuje towar od wielu dostawców naraz: hurtowni spożywczej, piekarni, rzeźnika, producenta napojów, firmy sprzątającej. Każdy wystawia faktury trochę inaczej i wysyła je inną drogą. Część wpada mailem, część przychodzi razem z dostawą, część czeka w KSeF. Ktoś musi to zebrać, sprawdzić i przekazać księgowej, a zwykle robi to właściciel albo menedżer po zamknięciu lokalu.
Automatyzacja faktur kosztowych zbiera dokumenty z jednej skrzynki, rozpoznaje dostawcę, odczytuje kwoty, stawki VAT i pozycje oraz proponuje kategorię kosztu, na przykład żywność, napoje albo opakowania. Człowiek widzi gotowy opis i zatwierdza go albo poprawia. Dopiero zatwierdzona faktura trafia do programu księgowego albo do księgowej w uzgodnionym formacie.
- faktura wpada do skrzynki albo pojawia się w KSeF,
- AI odczytuje dane i proponuje kategorię kosztu,
- osoba odpowiedzialna za zakupy sprawdza i zatwierdza dokument,
- faktura trafia do księgowości, a ceny składników do zestawienia kosztów.
To samo rozwiązanie dobrze działa jako część szerszej automatyzacji gastronomii i opiera się na tych samych zasadach, co automatyzacja procesów biznesowych w innych firmach: najpierw prosty, powtarzalny proces, potem kolejne.
KSeF dla restauracji: faktury dostawców w jednym obiegu
Dla restauracji KSeF oznacza przede wszystkim jedno: faktury od dostawców mają stałą, ustrukturyzowaną postać. To ułatwia automatyzację, bo dane takie jak dostawca, kwoty i pozycje czytamy z dokumentu wprost, bez zgadywania z obrazu PDF. Nie oznacza to jednak, że wszystkie dokumenty od dostawców przyjdą jedną drogą, dlatego obieg obsługuje też maile, PDF-y i skany.
- Faktury z KSeF: dane odczytane ze struktury dokumentu, bez udziału AI w rozpoznawaniu pól.
- Faktury z maila i PDF: odczyt przez AI, z oznaczeniem pól, co do których system nie ma pewności.
- Wspólna lista: wszystkie dokumenty czekają na akceptację w tym samym miejscu, niezależnie od źródła.
Ogólne informacje o systemie znajdziesz w serwisie o KSeF, a o strukturze dokumentu piszemy w artykule o strukturze e-faktury. Jeśli program księgowy lokalu wymaga połączenia z KSeF, przeczytaj o integracji z systemem ERP.
Jak policzyć food cost: receptury, gramatury i ceny z faktur
Food cost to udział kosztu składników w cenie sprzedaży dania. Liczy się go osobno dla każdej pozycji w karcie, a potem dla całej oferty. Najczęstszy problem nie leży w samym wzorze, tylko w danych: receptury bywają niepełne, a ceny składników starzeją się w tabeli, bo nikt nie aktualizuje ich po każdej fakturze.
| Element | Skąd dane | Co robi system |
|---|---|---|
| Receptura i gramatury | karta technologiczna dania | przechowuje składniki i ilości jako dane do przeliczeń |
| Cena składnika | ostatnie faktury dostawców | aktualizuje cenę po każdej zatwierdzonej fakturze |
| Cena dania netto | karta menu | zestawia koszt składników z ceną sprzedaży |
| Wynik | obliczenie | pokazuje food cost dania i listę pozycji powyżej Twojego progu |
Wzór jest prosty: food cost dania to koszt jego składników podzielony przez cenę sprzedaży netto. Różnicę robi to, że system przelicza całą kartę automatycznie, gdy zmieni się cena choćby jednego składnika, więc nie musisz wracać do arkusza. Decyzję o zmianie ceny, porcji albo receptury podejmuje szef kuchni lub właściciel.
Receptury i ceny to także dane wejściowe dla automatyzacji rezerwacji i zamówień: im dokładniej wiadomo, co się sprzedaje, tym bliżej prawdy są wyliczone stany i koszty.
Stany magazynowe w restauracji i alerty o cenach i brakach
Stan magazynowy w restauracji rzadko jest idealnie policzony. Towar wchodzi z dostawą, wychodzi w daniach, część się psuje, a część trafia na próbki i porcje dla zespołu. Dlatego traktujemy go jako podpowiedź: system zestawia przyjęcia z faktur ze sprzedażą z kasy i recepturami i pokazuje składniki, które prawdopodobnie się kończą.
- Alert o cenie: nowa faktura wskazuje wyższą cenę niż poprzednia, powyżej progu ustawionego przez Ciebie.
- Alert o braku: wyliczony stan składnika spadł poniżej minimum, które ustalisz dla danego towaru.
- Lista do domówienia: rano szef kuchni dostaje zestawienie, a szkic zamówienia do dostawcy zatwierdza człowiek.
Terminy ważności i kontrolę dat przy przyjęciu towaru opisujemy osobno, w części o HACCP i dokumentacji w lokalu. Większe magazyny, na przykład centralnej kuchni, mają własne potrzeby, o których piszemy na stronie o automatyzacji magazynu i logistyki.
Raport dnia z kasy: sprzedaż w jednym zestawieniu
Po zamknięciu lokalu właściciel zwykle chce wiedzieć trzy rzeczy: ile sprzedano, co się sprzedawało i czy dzień się opłacił. Jeśli kasa udostępnia API albo eksport sprzedaży, system pobiera dane po zamknięciu dnia i wysyła na maila zestawienie z podziałem na kategorie i porównaniem z poprzednim tygodniem.
Księgowa może dostawać te same zestawienia w ustalonym formacie. Raport pokazuje sprzedaż, a nie wynik finansowy dnia. Godziny pracy zespołu opisujemy osobno, w części o grafiku i zarządzaniu zespołem.
Automatyzacja kosztów w gastronomii: od czego zacząć i ile kosztuje
Najlepszy pierwszy krok to sam obieg faktur od największych dostawców. Daje szybki, odczuwalny efekt w postaci mniejszej liczby godzin spędzonych na przepisywaniu i porządku w dokumentach dla księgowej. Food cost, alerty o cenach i stany dokładamy, gdy dane z faktur już się zbierają, bo to z nich system bierze ceny składników.
Wycena po rozmowie. Na cenę wpływa liczba dostawców i dokumentów, program księgowy, to, czy kasa udostępnia API albo eksport, oraz stan receptur w lokalu. Zwykle zaczynamy od faktur kilku najważniejszych dostawców i dokładamy kolejnych, gdy obieg działa. Jeśli nie wiesz, gdzie lokal traci najwięcej czasu, zacznij od audytu procesów.
Odczyt dokumentów i alerty opieramy na tej samej technologii, o której piszemy w części o wdrożeniu AI w firmie. Do prostszych zadań biurowych w lokalu może wystarczyć agent AI do automatyzacji biurowej. Przejrzyj też pozostałe obszary automatyzacji gastronomii albo napisz do nas i opisz, jak wygląda obieg faktur w Twoim lokalu.