Automatyzacja kancelarii prawnej

AI dla prawników – zastosowania w codziennej pracy

AI pomaga prawnikom wszędzie tam, gdzie trzeba szybko przeczytać, uporządkować albo porównać dużo tekstu. Model językowy streszcza akta i korespondencję, wyciąga z dokumentów daty, kwoty i strony, przygotowuje projekt pisma z Waszych materiałów i porównuje umowę z wzorem kancelarii. Sprawdza się też przy notatkach ze spotkań z klientem. Za każdym razem wynik jest szkicem, który prawnik czyta, poprawia i zatwierdza.

• Streszczenia – akt sprawy, długiej korespondencji, opinii biegłego.
• Zestawienia – daty, terminy, kwoty i strony z wielu dokumentów w jednej tabeli.
• Projekty pism – z Waszych wzorów i materiałów ze sprawy, do redakcji przez prawnika.
• Porównania – umowa klienta zestawiona z wzorem kancelarii albo z poprzednią wersją.

Największe ryzyko to zmyślone orzeczenia i przepisy. Model potrafi podać sygnaturę, datę i tezę wyroku, które brzmią wiarygodnie, a nie istnieją. Dlatego nie traktujemy AI jako źródła orzecznictwa ani wykładni, a każde powołanie w piśmie prawnik sprawdza w źródle. Tam, gdzie AI pracuje na dokumentach sprawy, projektujemy wynik tak, żeby wskazywał fragment, z którego pochodzi informacja, i żeby weryfikacja trwała chwilę.

Więcej o tym, jak wdrażamy modele językowe w firmach, przeczytasz na stronie wdrożenie AI, a o zastosowaniach w poszczególnych działach – w AI w działach firmy. Zespół, który ma korzystać z AI na co dzień, warto najpierw przeszkolić na Waszych przykładach. Prowadzimy szkolenia AI także dla zespołów prawniczych.

Analiza umów z AI – jak to działa?

Analiza umów z AI polega na porównaniu umowy z wzorem kancelarii i wskazaniu postanowień, które od niego odbiegają. Kancelaria wgrywa dokument, a system dzieli go na postanowienia i zestawia je z odpowiednimi fragmentami wzoru. Wynikiem jest streszczenie i lista różnic, na przykład wyższa kara umowna, brak limitu odpowiedzialności, inny sąd właściwy albo dłuższy okres wypowiedzenia. Prawnik decyduje, które z nich trafią do opinii i jakie zmiany zaproponować klientowi.

1. Wgranie umowy – plik z poczty albo z akt sprawy.
2. Podział na postanowienia i dopasowanie ich do wzoru kancelarii.
3. Lista różnic z odnośnikiem do paragrafu w umowie i we wzorze.
4. Ocena prawnika i opinia dla klienta.

Jakość analizy zależy od wzorów. Im lepiej opisane są Wasze standardowe postanowienia i dopuszczalne odstępstwa, tym trafniej system wskazuje różnice, które mają znaczenie. Dlatego na początku wdrożenia spisujemy z Wami wzory i listę punktów, które zawsze sprawdzacie. AI nie ocenia, czy klauzula jest dla klienta korzystna – to zostaje decyzją prawnika.

Umowy przygotowywane w kancelarii od zera to osobny proces. Dokument z szablonu, z danymi klienta i sprawy, przygotowuje moduł Umowy w Today CRM. W tym samym systemie są rozliczenia i panel klienta, więc dane klienta wpisujecie raz.

Rozliczanie czasu pracy w kancelarii

Rozliczanie czasu pracy w kancelarii działa dobrze wtedy, gdy czas zapisuje się na bieżąco, a nie odtwarza z kalendarza na koniec miesiąca. Przy odtwarzaniu z pamięci łatwo pominąć krótkie czynności, takie jak telefon do klienta, mail z wyjaśnieniem czy poprawka pisma. Automatyzacja zapisuje czas przy czynności: przy piśmie, spotkaniu, rozmowie albo zadaniu w sprawie. Na koniec okresu zestawienie dla klienta jest gotowe do sprawdzenia i wysyłki.

Rozliczenia prowadzi moduł Rozliczenia w Today CRM: godziny i kwoty netto, które klient potwierdza. Z modułem Panel klienta klient widzi zestawienie razem ze statusem sprawy i dokumentami. Zanim zestawienie trafi do klienta, akceptuje je prawnik albo osoba odpowiedzialna za rozliczenia. Dzięki temu godziny, które dziś giną między kalendarzem a arkuszem, trafiają na fakturę.

Pisma i terminy – e-Doręczenia i Portal Informacyjny

Pisma i terminy da się zautomatyzować tak, żeby każde pismo trafiało do właściwej sprawy, a termin do kalendarza jako wpis do zatwierdzenia. Kancelaria odbiera dziś korespondencję kilkoma kanałami: papierowo, przez e-Doręczenia, przez Portal Informacyjny sądów powszechnych i zwykłą pocztą e-mail. Przy doręczeniach elektronicznych przepisy przewidują sytuacje, w których pismo uznaje się za doręczone, nawet jeśli nikt go nie otworzył. Dlatego najważniejsze jest, żeby żadne pismo nie czekało w skrzynce bez rejestracji.

System rejestruje pismo w sprawie, a AI odczytuje z niego sygnaturę, rodzaj pisma i termin. Na tej podstawie proponuje wpis w kalendarzu i przypomnienia, a prawnik zatwierdza termin jednym kliknięciem. Liczenie terminu zostaje pod kontrolą człowieka, bo zależy od daty doręczenia, przepisów szczególnych i okoliczności sprawy. Po zatwierdzeniu w sprawie może od razu pojawić się zadanie, na przykład projekt odpowiedzi dla aplikanta.

Zakres połączenia z poszczególnymi kanałami ustalamy na etapie projektu. Tam, gdzie kanał nie pozwala na automatyczne pobieranie pism, wystarczy przekazać pismo do skrzynki albo folderu, z którego system je odczyta. Przepisy o doręczeniach elektronicznych się zmieniają, dlatego przy każdym wdrożeniu sprawdzamy z Wami aktualne zasady.

Tajemnica adwokacka i radcowska a AI

Korzystanie z AI da się pogodzić z tajemnicą adwokacką i radcowską, jeśli kancelaria wie, gdzie trafiają dane, kto ma do nich dostęp i czy dostawca nie wykorzystuje ich do trenowania modeli. Prawo o adwokaturze i ustawa o radcach prawnych obejmują tajemnicą wszystko, o czym prawnik dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Wklejenie fragmentu akt do publicznego czatu oznacza przekazanie ich firmie, z którą kancelaria nie ma umowy. Dlatego projektujemy wdrożenie tak, żeby dane zostawały w systemach kancelarii albo w uzgodnionej infrastrukturze w UE.

• Wersje biznesowe modeli z wyłączonym trenowaniem na danych kancelarii.
• Umowa powierzenia i lista podwykonawców, którzy przetwarzają dane.
• Uprawnienia – każda osoba widzi swoje sprawy, a dostęp jest logowany.
• Bez automatycznej wysyłki – AI nie wysyła niczego do klienta ani do sądu.

Przed wdrożeniem warto sprawdzić aktualne stanowiska samorządów zawodowych – Naczelnej Rady Adwokackiej i Krajowej Izby Radców Prawnych – dotyczące korzystania z narzędzi AI. Pomagamy przełożyć je na ustawienia systemu i zasady pracy w zespole. Do zaprojektowania procesu nie potrzebujemy dostępu do akt, a przed warsztatem podpisujemy NDA i umowę powierzenia. Więcej o ochronie danych przy wdrożeniach AI piszemy w artykule Bezpieczeństwo AI w firmie.

Ile kosztuje automatyzacja kancelarii?

Koszt automatyzacji kancelarii zależy od liczby procesów, programów, które trzeba połączyć, i od tego, czy dane mają zostać na serwerze kancelarii. Inaczej wyceniamy jeden proces, na przykład rejestrację pism z terminami, a inaczej wdrożenie obejmujące przyjmowanie klientów, dokumenty, rozliczenia i panel klienta. Większe projekty dzielimy na etapy, żeby pierwszy proces działał, zanim zaczniemy kolejny. Wycenę podajemy po rozmowie i rozpisaniu procesu.

Na koszt składają się zwykle trzy części: jednorazowe wdrożenie, abonament za oprogramowanie i opcjonalne utrzymanie. Moduły Today CRM mają stałą cenę miesięczną, a cały system policzysz w kalkulatorze na stronie CRM. Ogólne zasady wyceny opisujemy na stronie ile kosztuje automatyzacja, a opłacalność konkretnego procesu sprawdzisz w kalkulatorze opłacalności automatyzacji.

Na pierwszą rozmowę nie musisz niczego przygotowywać. Wystarczy, że powiesz, ile osób pracuje w kancelarii, z jakich programów korzystacie i co zabiera najwięcej czasu poza pracą merytoryczną. Na tej podstawie wskażemy proces, od którego warto zacząć, i powiemy wprost, czy jego automatyzacja się opłaci.