Integracja z Systemem Księgowym i Automatyzacja Wysyłki Dokumentów

Wyzwanie

Choć firma miała już uporządkowany obieg dokumentów (dzięki naszemu poprzedniemu wdrożeniu), ostatnia część procesu wciąż była analogowa i czasochłonna. Nawet idealnie opisane pliki wymagały, aby księgowa lub asystentka otworzyła każdy z nich i ręcznie przepisała dane (kontrahent, daty, kwoty netto/brutto) do programu księgowego.

To żmudne zadanie generowało wąskie gardło na przełomie miesięcy. Dodatkowo, przygotowanie kompletnej paczki dokumentów dla głównej księgowości wiązało się ze stresem, presją czasu i ryzykiem, że któryś plik zostanie pominięty w wysyłce, co groziło koniecznością robienia korekt.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy bezpośredni most technologiczny między bazą dokumentów a systemem księgowym klienta, wykorzystując zaawansowaną integrację API.

Każda faktura trafia do systemu księgowego osobno, natychmiast po zaakceptowaniu.

Nasze rozwiązanie automatycznie przez API programu księgowego dla każdego dokumentu tworzy odpowiedni wpis kosztowy, uzupełniając wszystkie wymagane pola: kontrahenta, daty, kwoty netto/brutto oraz odpowiednie kategorie.

Wyniki

To wdrożenie "domknęło" pętlę automatyzacji w dziale finansowym. Osiągnęliśmy stan pełnej automatyzacji obsługi faktur – faktura od momentu wpłynięcia na maila, aż do zaksięgowania w systemie, nie jest dotykana przez człowieka.

Dzięki bezpośredniej integracji, ryzyko błędów przy przepisywaniu kwot czy NIP-ów zostało całkowicie wyeliminowane.

Dział księgowy otrzymuje komplet dokumentów zawsze na czas, bez konieczności wysyłania ponagleń. To pozwoliło na rekordowo szybkie zamykanie miesięcy rozliczeniowych i przyspieszyło proces księgowości.