W wielu firmach B2B z sektora MŚP kompletacja zamówień to obszar, który generuje największe koszty operacyjne i najwięcej potencjalnych błędów. Jednocześnie jest to proces szczególnie wrażliwy z perspektywy klienta – każda pomyłka, opóźnienie czy brak w paczce oznacza dodatkową pracę dla magazynu i obniża satysfakcję odbiorcy. Dlatego tak ważne jest, by zbieranie i pakowanie zamówień było jak najbardziej efektywne, dobrze zaplanowane i oparte na sprawdzonych rozwiązaniach, w tym automatyzacji oraz odpowiednim oprogramowaniu.
Poniższy poradnik pomoże Ci zrozumieć, jak działa proces kompletacji zamówień, jakie metody i technologie warto rozważyć oraz jak optymalizacja kompletacji w magazynie może poprawić wyniki operacyjne Twojej firmy.
Kompletacja zamówień to etap, w którym magazynier zbiera produkty z różnych lokalizacji magazynowych i przygotowuje je do pakowania oraz wysyłki. Choć brzmi to prosto, w praktyce jest to złożony proces obejmujący planowanie tras pobrania, priorytetyzację zamówień, weryfikację zgodności oraz zarządzanie przepływem pracy w magazynie.
Najczęstsze problemy, które pojawiają się w tym obszarze, to między innymi zbyt długie trasy przejścia po magazynie, błędy przy kompletacji, chaotyczne rozmieszczenie towaru oraz brak standaryzacji pracy. Wszystkie te zjawiska obniżają efektywność i zwiększają koszty, szczególnie w okresach wzmożonej liczby zamówień.
Właśnie dlatego kluczowe jest wdrożenie przemyślanej strategii oraz automatyzacja procesów, które skracają czas operacji i minimalizują liczbę pomyłek.
W firmach magazynowych stosuje się kilka metod kompletacji, dlatego wybór odpowiedniej strategii powinien zależeć od rodzaju asortymentu, liczby zamówień oraz sposobu pracy magazynu. Odpowiednie dopasowanie metody znacząco wpływa na wydajność i koszty operacyjne.
Najpopularniejsze metody kompletacji zamówień to:
Dobór odpowiedniej metody zależy również od tego, jakie technologie wspierające procesy magazynowe są dostępne. Automatyzacja kompletuje tu dwa cele: zwiększa prędkość działania i zmniejsza liczbę błędów.
Technologia w magazynach odgrywa dziś rolę, która jeszcze kilka lat temu była zarezerwowana wyłącznie dla największych firm logistycznych. Dziś coraz częściej rozwiązania takie jak kompletacja głosowa pick by voice czy pick by light trafiają także do średnich firm, bo pozwalają znacząco zwiększyć efektywność bez wielkich inwestycji.
Pick by voice to system, w którym magazynier otrzymuje instrukcje głosowe przez zestaw słuchawkowy. Dzięki temu ma wolne ręce, a ryzyko pomyłki spada, ponieważ komunikaty są precyzyjne i nie wymagają patrzenia w ekran.
Pick by light to z kolei system wykorzystujący podświetlane sygnalizatory przy półkach. Takie rozwiązanie idealnie sprawdza się w magazynach o powtarzalnej kompletacji lub pracy z dużą liczbą drobnych produktów.
Te technologie pozwalają przyspieszyć proces kompletacji nawet o kilkadziesiąt procent, a przede wszystkim zmniejszają liczbę błędów, co oznacza mniejsze koszty reklamacji i poprawiania zamówień.
System WMS to podstawowy element wspierający zarządzanie magazynem. Choć wielu właścicieli małych i średnich firm wciąż obawia się wdrożenia, to właśnie WMS najskuteczniej poprawia wydajność kompletacji i organizację pracy.
System WMS wspiera optymalizację kompletacji zamówień dzięki temu, że:
Oprogramowanie WMS może działać samodzielnie lub współpracować z dodatkowymi technologiami, takimi jak pick by voice czy pick by light. W efekcie kompletacja zamówień staje się spójna, przewidywalna i skalowalna.
Nawet najlepsze technologie nie przyniosą pełnych korzyści, jeśli układ magazynu nie będzie wspierał procesów operacyjnych. Logiczne rozmieszczenie produktów ma ogromny wpływ na czas wykonania zadań, dlatego projekt magazynu powinien być regularnie analizowany i optymalizowany.
Najczęściej stosowaną praktyką jest przypisanie najlepiej rotujących produktów do miejsc najbliższych strefy pakowania. Dzięki temu pracownicy pokonują krótsze trasy i szybciej realizują zadania. Z kolei towary rzadziej wybierane mogą znajdować się dalej lub wyżej, by nie blokować najważniejszych lokalizacji.
Warto również pamiętać, że układ magazynu powinien być dopasowany do stosowanej metody kompletacji. Na przykład w kompletacji strefowej organizacja stref musi być szczególnie klarowna, aby usprawnić przekazywanie pracy między pracownikami.
Firmy, które regularnie analizują wyniki kompletacji, znacząco poprawiają swoje procesy. Najważniejsze mierniki wydajności to:
Te dane pozwalają zrozumieć, gdzie proces działa prawidłowo, a gdzie warto wdrożyć automatyzację procesów magazynowych lub zmodyfikować metody kompletacji. Analiza wskaźników jest też podstawą świadomego inwestowania w technologie magazynowe.
Polecamy zapoznać się również z innym wartościowym artykułem: Logistyka e-commerce: Kluczowe wyzwania i najlepsze praktyki w sklepie internetowym
Optymalizacja kompletacji zamówień nie musi oznaczać ogromnych inwestycji. Największe efekty osiąga się wtedy, gdy poprawia się procesy krok po kroku, zaczynając od właściwego układu magazynu, wyboru metody kompletacji oraz wdrożenia WMS. Nowoczesne technologie, takie jak kompletacja głosowa pick by voice, dodatkowo wspierają pracowników i pomagają zwiększyć wydajność.
Kluczem do sukcesu jest połączenie prostych usprawnień organizacyjnych z automatyzacją i analizą danych operacyjnych. W efekcie zbieranie i pakowanie zamówień stają się procesami szybkim, przewidywalnym i skalowalnym, co przekłada się na realne oszczędności oraz lepszą obsługę klienta.
Jeśli Twoja firma planuje zwiększyć efektywność magazynu, warto zacząć właśnie od analizy procesu kompletacji i wyboru narzędzi, które pomogą zbudować przewagę konkurencyjną na długi czas.
