Wystawianie faktur to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się to prostą czynnością, w praktyce wielu właścicieli firm B2B nadal zastanawia się, co musi zawierać faktura, jakie terminy obowiązują oraz jak poprawnie wystawić fakturę elektroniczną czy fakturę bez VAT. Ten poradnik dla przedsiębiorców wyjaśnia wszystko krok po kroku, tak aby cały proces był jasny, szybki i zgodny z przepisami.
Faktura VAT lub faktura bez VAT to nie tylko dokument potwierdzający sprzedaż. To również dowód księgowy, który wpływa na rozliczenia firmy, kontrolę kosztów oraz wiarygodność biznesową. Błędy w fakturach mogą prowadzić do problemów z klientem lub fiskusem, opóźniać płatności, a czasem nawet generować dodatkowe koszty. Dlatego warto wiedzieć, jak wystawić fakturę poprawnie i jakie elementy są obowiązkowe.
Obowiązek wystawiania faktur dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT – niezależnie od branży, wielkości firmy czy rodzaju świadczonych usług. Fakturę wystawiają także podatnicy zwolnieni z VAT, choć dokument różni się w kilku aspektach.
W większości przypadków przedsiębiorca wystawia fakturę na rzecz innej firmy. Jednak fakturę trzeba wystawić także osobie fizycznej, jeśli ta o to poprosi. Najważniejsze jest to, aby dokument powstał na czas i zawierał wszystkie niezbędne dane.
Aby faktura była poprawna, musi zawierać dane wskazane w przepisach ustawy o VAT. To właśnie obowiązkowe elementy faktury potwierdzają, że dokument jest ważny i może zostać uwzględniony w rozliczeniach podatkowych.
Każda poprawna faktura powinna uwzględniać:
Choć brzmi to standardowo, przedsiębiorcy często pomijają drobne szczegóły, takie jak właściwa stawka VAT lub pełna nazwa usługi. Warto więc wprowadzić ustandaryzowany proces fakturowania, który minimalizuje ryzyko pomyłek.
Prawidłowe terminy wystawiania faktur to temat, który wciąż budzi wiele pytań. Zgodnie z przepisami fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar.
Wyjątkiem są np. media, usługi budowlane czy faktury zaliczkowe – dla nich obowiązują odrębne zasady. W niektórych sytuacjach potrzebna jest faktura przed wykonaniem usługi, np. gdy klient wpłaca zaliczkę.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak wystawić fakturę w praktyce. Dlatego poniżej znajduje się prosty i uporządkowany proces, który można wdrożyć od razu.
Przed rozpoczęciem fakturowania należy upewnić się, że masz komplet informacji: dane kontrahenta, opis usługi, datę sprzedaży i odpowiednią stawkę VAT. W przypadku nowych klientów warto zweryfikować ich NIP w bazie VIES lub CEIDG, co minimalizuje ryzyko błędów.
Możesz wystawiać faktury ręcznie, korzystać z arkusza kalkulacyjnego lub wybrać profesjonalny system online. Narzędzia automatyzujące fakturowanie skracają czas pracy, zapewniają zgodność z przepisami i eliminują błędy. To szczególnie ważne dla firm B2B, które miesięcznie przygotowują wiele dokumentów.
Po uzupełnieniu dokumentu warto sprawdzić poprawność danych. Najczęstsze pomyłki dotyczą błędnych numerów NIP, źle wyliczonego VAT oraz nieprawidłowych dat. Ostatnia kontrola przed wysłaniem dokumentu może zaoszczędzić czas, nerwy i konieczność wystawiania korekty.
Fakturę można dostarczyć klientowi mailowo lub przekazać w formie papierowej, jeśli tego wymaga. Ważne jest również przechowywanie dokumentów przez wymagany okres – zgodnie z aktualnymi przepisami to minimum 5 lat. Programy fakturujące najczęściej zapewniają automatyczną archiwizację, co znacznie ułatwia kontrolę i raportowanie.
Wystawianie faktur w formie elektronicznej staje się standardem i wkrótce obejmie większość przedsiębiorców, szczególnie po pełnym wdrożeniu KSeF. Faktura elektroniczna jest wygodniejsza, tańsza i bezpieczniejsza niż papierowa.
Najważniejsze zalety e-faktur:
Wystawienie faktury elektronicznej nie różni się znacząco od papierowej – jedyną różnicą jest forma wysyłki i przechowywania. Coraz więcej firm korzysta z automatyzacji, dzięki której cały proces odbywa się niemal bezobsługowo.
Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego muszą wystawiać faktury bez VAT. Dokument wygląda podobnie, jednak nie zawiera stawki VAT ani kwoty podatku. Zamiast tego pojawia się podstawa prawna zwolnienia.
Najczęściej dotyczy to firm, których roczny obrót nie przekracza określonego limitu lub które świadczą usługi objęte zwolnieniem. To, że podatnik zwolniony z VAT nie rozlicza podatku, nie oznacza, że jest zwolniony z obowiązku dokumentowania transakcji.
Wystawianie faktur nie jest skomplikowane, jeśli zna się zasady i korzysta z odpowiednich narzędzi. Najważniejsze to trzymać się terminów, pamiętać o obowiązkowych elementach faktury i wdrożyć prosty proces w firmie. Dzięki temu oszczędzisz czas, unikniesz błędów i zyskasz większą kontrolę nad finansami.
Polecamy zapoznać się również z innym wartościowym artykułem: Czym jest i na czym polega automatyzacja procesów biznesowych w firmie?
A jeśli w Twojej firmie faktur jest dużo, automatyzacja może stać się ogromnym wsparciem.
Jeśli chcesz, mogę przygotować również checklistę do pobrania lub krótszą wersję artykułu do social media.
