W firmach B2B z sektora MŚP zarządzanie stanami magazynowymi decyduje o płynności sprzedaży i obsługi klienta. Gdy produkty są wystawiane jednocześnie w sklepie internetowym, na marketplace’ach i w systemie handlowym, ryzyko oversellingu, przeterminowanych danych czy blokad zamówień rośnie z dnia na dzień. Właśnie tutaj wchodzi Baselinker i jego Manager produktów. To narzędzie pozwala scentralizować kartoteki, połączyć oferty z różnych kanałów i automatycznie zsynchronizować stany – tak, aby sprzedawać pewnie, a nie "na wyczucie".
Manager produktów Baselinker to moduł, który tworzy wspólny katalog produktowy dla wszystkich kanałów sprzedaży i źródeł stanów. Na jednej karcie produktu przechowujesz SKU, EAN, zdjęcia, opisy, warianty, a przede wszystkim – aktualny stan z Twoich magazynów. Pozwala to: - połączyć oferty ze sklepów i marketplace’ów z jednym produktem, żeby każda sprzedaż schodziła ze wspólnego stanu, - ustawić priorytety źródeł (np. ERP, magazyn sklepu, magazyn BaseLinker) i sposób liczenia stanów, - uniknąć podwójnych kartotek, duplikacji SKU i chaosu przy aktualizacji danych, - wdrożyć automatyczne zarządzanie magazynem – od rezerwacji po wygaszanie ofert.
Efekt w praktyce: mniej pomyłek, mniej "braków na stanie" i szybszy obrót towarem. Dla MŚP oznacza to realne oszczędności i większy spokój operacyjny.
- Automatyczne łączenie po SKU/EAN lub ręczne przypinanie ofert do produktu. - Unifikacja wariantów: rozmiary/kolory jako warianty jednego produktu, a nie osobne "byty".
- Możesz zasilać stany z wielu źródeł: ERP/WMS, magazyn sklepu, magazyn BaseLinker. - Ustaw reguły: "bierz stan z ERP", "sumuj ERP + magazyn zewnętrzny", "zastąp stanem wybranego magazynu". - Priorytety i fallback: jeśli jedno źródło nie odpowiada, system sięga do kolejnego, aby nie zablokować sprzedaży.
- Szybkie rezerwacje po zmianie statusu zamówienia (np. po opłaceniu). - Dekrementacja stanów w czasie rzeczywistym w wszystkich połączonych kanałach. - Kontrola zwrotów i anulacji – zwalnianie rezerwacji automatycznie.
- Bezpieczny bufor: publikuj mniejszy stan niż rzeczywisty (np. minus 2 szt.), aby chronić się przed oversellingiem. - Limity per kanał: maksymalny prezentowany stan dla Allegro, Amazon itp. - Wygaszanie oferty przy 0 szt. i automatyczne wznawianie po dostawie.
- Tworzenie zestawów i multipaków z produktów składowych z automatycznym przeliczaniem stanów. - Minimalizowanie ryzyka sprzedaży zestawu, którego komponent ma niski stan.
- Aktualizacje stanów wysyłane cyklicznie – w praktyce co kilka minut, w zależności od kanału i obciążenia. - Kolejka zmian, żeby duże piki zamówień nie zaburzały spójności.
Automatyzacja w Baselinker zaczyna się od reguł i statusów, a kończy na bezobsługowym przepływie informacji.
Przykładowe scenariusze: - Rezerwacja przy płatności: gdy status zmienia się na "opłacone", system rezerwuje stan i od razu aktualizuje oferty. - Ograniczenia na kanał: jeśli na Amazon chcesz trzymać niższy bufor, ustaw mnożnik stanu (np. 0,7). - Wygaszanie długich ogonów: jeśli produkt ma mniej niż X sztuk i brak dostawy, oferta wyciszana do czasu uzupełnienia. - Dropshipping: źródło stanu ustawione na hurtownię X; w razie braku – przekierowanie zamówienia do alternatywnego dostawcy.
Wskazówka: połącz Manager produktów Baselinker z Automatycznymi akcjami. Np. po imporcie zamówienia z Allegro ustaw od razu status "do kompletacji", co wyzwoli rezerwację i powiadomi magazyn. To proste, ale skuteczne automatyczne zarządzanie magazynem.
Żeby zarządzanie stanem było wiarygodne, potrzebujesz jednego "źródła prawdy". W MŚP zwykle jest to: - ERP/WMS (np. system księgowo-magazynowy) – sprawdza się przy wielu magazynach, dokumentach PZ/WZ, inwentaryzacji, - magazyn sklepu (np. Shoper, WooCommerce, Shopify) – dobre w prostszych strukturach, - magazyn BaseLinker – gdy chcesz szybko scentralizować katalog i dopiero potem spiąć ERP.
Dobre praktyki integracji: - Jeden numer SKU = jeden produkt (w całej organizacji). - Jasne priorytety źródeł stanów z fallbackiem. - Mapowanie wariantów 1:1 między ERP a Managerem produktów. - Testy na wybranej kategorii przed pełnym wdrożeniem.
- Duplikaty SKU/EAN: prowadzą do chaosu i błędów stanów. Zrób audyt kartotek i ustal standard nazewnictwa. - Brak ustalonego źródła prawdy: jeśli raz dane płyną z ERP, a raz ze sklepu, pojawią się rozjazdy. - Zbyt agresywne łączenie ofert automatem: zweryfikuj reguły łączenia, szczególnie przy podobnych EAN-ach. - Brak bufora bezpieczeństwa: nawet najlepsza integracja nie zniweluje opóźnień kurierskich czy opóźnionych zwrotów – ustaw minimalny bufor. - Niedopilnowanie rezerwacji: skonfiguruj, przy jakim statusie zamówienia rezerwować i kiedy zwalniać. - Brak monitoringu błędów integracji: ustaw alerty, gdy źródło stanu nie odpowiada lub gdy pojawiają się stany ujemne.
- Overselling rate: odsetek zamówień, których nie możesz zrealizować z powodu błędnych stanów. - Fill rate: jaki procent zamówień realizujesz w całości z pierwszej wysyłki. - Out-of-stock time: ile godzin/dni produkt jest wyłączony z oferty z powodu braku stanów. - Rotacja zapasów i czas zalegania: czy kapitał nie mrozi się w magazynie. - Czas aktualizacji stanu do kanału: średnie opóźnienie od sprzedaży do publikacji zmiany stanu. - Liczba interwencji ręcznych: ile razy zespół poprawia stany – im mniej, tym lepiej.
Firma B2B sprzedająca części techniczne prowadzi sklep i wystawia oferty na Allegro oraz Amazon. Stany były w ERP, ale oferty w kanałach miały "własne" liczby, co prowadziło do oversellingu.
Co zrobiliśmy: - Zdefiniowaliśmy ERP jako źródło prawdy, Baselinker jako centralny hub ofert. - Przeprowadziliśmy audyt SKU/EAN i połączyliśmy oferty w Managerze produktów. - Ustawiliśmy bufor: publikowany stan = ERP minus 2 sztuki, max 20 sztuk na kanał. - Włączyliśmy rezerwacje po statusie "opłacone" i automatyczne zwalnianie przy anulacji. - Zestawy: najczęściej kupowane multipaki zbudowane z komponentów – stan zestawu obliczany z najniższego dostępnego komponentu.
Rezultat po 6 tygodniach: - Spadek oversellingu praktycznie do zera. - Krótszy czas kompletacji dzięki czytelnym rezerwacjom. - O 11–15% większa sprzedaż na marketplace’ach dzięki stabilnym ofertom (bez "mrugających" braków).
Baselinker świetnie synchronizuje to, co jest dziś. AI pomaga przewidzieć, co wydarzy się jutro. W praktyce: - Prognozowanie popytu: modele ML wyznaczają progi zamówień i sugerują terminy dostaw, zasilając Manager produktów informacją o rekomendowanych stanach minimalnych. - Wykrywanie anomalii: alerty, gdy dana pozycja sprzedaje się nagle 5x szybciej (kampania klienta?) lub wolniej (problem z opisem/konkurencją). - Optymalizacja alokacji: rozdział ograniczonych stanów między kanały tak, aby maksymalizować marżę i fill rate.
Jako firma od automatyzacji i AI, łączymy dane z Baselinker, ERP i kanałów sprzedaży, by dostarczyć predykcje i automatyczne rekomendacje – bez konieczności ręcznego raportowania.
- Spis SKU i EAN: usuń duplikaty, ustal standard. - Wybierz źródło prawdy dla stanów: ERP, sklep czy magazyn BaseLinker. - Importuj produkty do Managera produktów i połącz oferty. - Skonfiguruj reguły prezentowanych stanów: bufor, limity per kanał, wygaszanie przy 0. - Ustaw rezerwacje i automatyczne akcje na statusach zamówień. - Przetestuj na jednej kategorii przez 1–2 tygodnie, monitoruj wskaźniki. - Rozszerz na cały asortyment i włącz alerty błędów. - Dodaj moduł prognoz popytu lub choć stałe progi minimalne w oparciu o rotację.
- Jedna prawda o stanie magazynowym dla wszystkich kanałów. - Mniej ręcznych poprawek, mniej poślizgów, mniej "braków". - Szybsze decyzje zakupowe dzięki czytelnym danym. - Gotowość do skalowania: nowe kanały wchodzą bez chaosu.
Manager produktów Baselinker to solidny fundament, aby ustabilizować i przyspieszyć zarządzanie stanami w firmie B2B. Daje centralny katalog, spójne reguły, rezerwacje i automatyczne zarządzanie magazynem. Gdy połączysz to z dobrymi praktykami integracji i opcjonalnie z warstwą AI do prognozowania, Twoje procesy staną się przewidywalne i skalowalne.
Jeśli chcesz przejść przez cały proces bezpiecznie i szybko – od audytu SKU, przez konfigurację reguł, po prognozy popytu – pomożemy. Specjalizujemy się w automatyzacji i rozwiązaniach AI dla MŚP: wdrażamy zarządzanie stanami magazynowymi w Baselinker za pomocą Managera produktów, szyte na miarę Twojego procesu i systemów. Napisz, a przygotujemy bezpłatny plan działania dla Twojej firmy.
