Właściciele firm B2B z sektora MŚP często koncentrują się na kosztach, które widać na pierwszy rzut oka – tych powiązanych bezpośrednio z realizacją usług lub produkcją. Jednak to koszty pośrednie mogą w największym stopniu decydować o realnej rentowności firmy. Zazwyczaj narastają stopniowo, są trudniejsze do kontroli i często nie kojarzą się bezpośrednio z efektywnością. A mimo to potrafią obniżyć wynik finansowy bardziej, niż się wydaje.
Poniżej wyjaśniam, czym są koszty pośrednie, jak różnią się od kosztów bezpośrednich, w jaki sposób wpływają na rentowność firmy oraz jak skutecznie nimi zarządzać, by poprawić wyniki finansowe.
Koszty pośrednie to wszystkie wydatki, których nie da się przypisać bezpośrednio do konkretnego projektu, produktu lub klienta. "Towarzyszą" prowadzeniu działalności, ale nie generują wartości w sposób oczywisty. Mimo to są niezbędne, by firma mogła funkcjonować, realizować zlecenia i rozwijać się.
Dla firm B2B typowe koszty pośrednie obejmują takie obszary jak utrzymanie biura, administracja, koszty IT, księgowość, marketing, obsługa prawna, narzędzia do pracy zespołu czy koszty menedżerskie. Choć wiele z nich jest naturalnym elementem działalności, to ich niekontrolowany wzrost prowadzi do stopniowej erozji zysków.
Dobrym przykładem jest koszt utrzymania biura. Nie jest zależny od liczby klientów ani projektów, ale wpływa na ogólny koszt prowadzenia firmy. Podobnie działa oprogramowanie abonamentowe – nawet jeśli przez miesiąc zespół korzysta z niego mniej, koszt pozostaje taki sam. Zrozumienie struktury takich wydatków to pierwszy krok do ich świadomego zarządzania.
Podział kosztów pośrednich pomaga precyzyjniej analizować wydatki i szybko wyłapywać te, które można optymalizować. W wielu firmach koszty pośrednie wrzucane są do jednej kategorii "pozostałe", co uniemożliwia świadome zarządzanie. Tymczasem rozbicie ich na grupy pozwala łatwo ocenić, gdzie pieniądze uciekają najczęściej.
Najczęściej stosowany podział kosztów pośrednich dotyczy obszarów takich jak:
Taka klasyfikacja pozwala zauważyć, że dany obszar "puchnie" mimo braku realnego wpływu na wyniki. Jest to również podstawa do efektywnego rozliczania kosztów pośrednich w projektach i szacowania faktycznej rentowności usług.
Koszty bezpośrednie to koszty, które można jednoznacznie przypisać do projektu lub klienta. W firmach usługowych będą to głównie roboczogodziny specjalistów, materiały, podróże związane z realizacją zlecenia czy licencje wykorzystywane tylko dla jednego klienta.
Różnica między kosztami bezpośrednimi a kosztami pośrednimi jest kluczowa, ponieważ wpływa na sposób kalkulacji marży i cen. Firmy, które uwzględniają tylko koszty bezpośrednie, często przeceniają swoją rentowność, bo pomijają obciążenia, które również trzeba pokryć z przychodu.
Szczególnie wyraźnie widać to w firmach projektowych i doradczych. Gdy zespół wypracowuje wysoki przychód na klientach, ale rosną koszty ogólne, wyniki finansowe mogą wypadać gorzej niż się spodziewano. Dlatego świadome zarządzanie kosztami pośrednimi jest niezbędne, aby uniknąć sytuacji, w której firma jest "na papierze" w dobrej kondycji, a w praktyce zyski są minimalne.
Wbrew pozorom koszty pośrednie mogą wpływać na rentowność bardziej niż koszty bezpośrednie, bo mają charakter stały lub półstały. Nie zmieniają się proporcjonalnie do liczby projektów. Jeśli firma ma słabszy miesiąc, koszty pośrednie i tak trzeba pokryć.
To właśnie dlatego rosnące koszty administracyjne albo powiększanie zespołu menedżerskiego stają się dużym obciążeniem, gdy przychody nie rosną równolegle.
Efekt jest prosty: im większy udział kosztów pośrednich w strukturze kosztów, tym niższa realna rentowność firmy. Dodatkowo, jeśli koszty pośrednie rosną szybciej niż przychody, rentowność spada nawet wtedy, gdy firma pozornie się rozwija.
W praktyce firmy z sektora MŚP często nie zauważają, że koszty pośrednie pełzają w górę. Każdy nowy abonament narzędzia, nowa osoba administracyjna czy podwyższone koszty biura nie wydają się znaczące, ale sumują się w kwoty, które mogą obniżyć marżę nawet o kilka punktów procentowych.
Świadome zarządzanie kosztami pośrednimi wymaga przede wszystkim przejrzystości. Trudno optymalizować coś, czego nie da się zmierzyć. Dlatego pierwszym krokiem powinno być rozliczanie kosztów pośrednich w sposób systematyczny i logiczny, z podziałem na obszary.
W wielu firmach dobrym punktem wyjścia jest audyt kosztów administracyjnych i kosztów utrzymania biura. To często największe grupy wydatków pośrednich, a jednocześnie obszary, w których najłatwiej znaleźć niepotrzebne koszty. Kolejnym krokiem jest weryfikacja narzędzi i oprogramowania – część firm korzysta z kilku podobnych usług jednocześnie lub nie wykorzystuje ich w pełnym zakresie.
Warto również analizować koszty pośrednie na poziomie cyklicznym, na przykład kwartalnie. Rutynowa kontrola pozwala reagować odpowiednio wcześnie, zanim koszty wymkną się spod kontroli.
Optymalizacja kosztów w firmie nie oznacza zawsze cięcia wydatków. W wielu przypadkach chodzi o lepsze wykorzystanie zasobów lub automatyzację procesów, które pochłaniają czas (a więc i koszty pracy). Szczególnie w firmach B2B automatyzacja powtarzalnych zadań administracyjnych może znacząco obniżyć koszty pośrednie.
Przykładowo automatyzacja procesów takich jak obieg dokumentów, raportowanie, windykacja miękka czy rejestracja czasu pracy pozwala ograniczyć koszty administracyjne bez utraty jakości działania. Z kolei cyfryzacja obszaru finansowego poprawia kontrolę budżetową i ułatwia wychwytywanie kosztów, które nie przynoszą wartości.
W niektórych przypadkach optymalizacja może polegać na restrukturyzacji abonamentów, scaleniu narzędzi w jedną platformę albo zmianie modelu pracy na częściowo zdalny. Efekty takich zmian są zauważalne bardzo szybko.
Bez regularnego monitorowania nawet najlepsza optymalizacja z czasem traci skuteczność. Koszty pośrednie mają tendencję do narastania, dlatego analizowanie ich w sposób systematyczny staje się jednym z najważniejszych elementów zarządzania finansami firmy.
Dobrą praktyką jest wprowadzenie kwartalnych przeglądów kosztów, w których menedżerowie analizują zmiany w każdej grupie wydatków. Oprócz tego warto przypisać odpowiedzialność za konkretne obszary, aby uniknąć sytuacji, w której koszty rosną w sposób niekontrolowany.
Monitorowanie kosztów pośrednich to również sposób na poprawę kultury organizacyjnej. Gdy zespół widzi, że firma dba o efektywność, łatwiej angażuje się w poszukiwanie usprawnień.
Polecamy zapoznać się również z innym wartościowym artykułem: EBITDA – jak mierzyć efektywność operacyjną firmy?
Koszty pośrednie mają ogromny wpływ na rentowność firmy, choć często nie są traktowane z należytą uwagą. Jasna klasyfikacja, regularne monitorowanie oraz świadome zarządzanie to klucz do tego, aby utrzymać stabilność finansową i zwiększać marżę. Firmy B2B, które wdrażają procesy kontrolowania kosztów pośrednich, szybciej reagują na zmiany, podejmują lepsze decyzje i osiągają wyższą rentowność.
Dobra wiadomość jest taka, że większość firm może poprawić wyniki już w ciągu kilku miesięcy, jeśli zacznie wprowadzać drobne, ale konsekwentne usprawnienia. Koszty pośrednie nie muszą być niewidocznym obciążeniem – mogą stać się obszarem realnej przewagi konkurencyjnej.
Dowiedz się, jak TodayAutomate może pomóc Twojej firmie ograniczyć koszty i zwiększyć rentowność.
