Prowadzenie sklepu internetowego zwykle kojarzy się z automatyzacją, niskimi kosztami i elastycznością. Jednak nawet w świecie sprzedaży online istnieją obowiązki, o których przedsiębiorcy z sektora MŚP często zapominają. Jednym z nich jest kasa fiskalna w e-commerce. Wiele firm zakłada, że skoro transakcje odbywają się cyfrowo, to obowiązek posiadania kasy ich nie dotyczy. W rzeczywistości przepisy są bardziej złożone, a błędna interpretacja może prowadzić do niepotrzebnych kosztów lub sankcji.
W tym artykule wyjaśniam, kiedy kasa fiskalna w sklepie internetowym jest obowiązkowa, jakie istnieją zwolnienia i jak radzić sobie w wyjątkowych sytuacjach, takich jak awaria, likwidacja czy zawieszenie działalności. Tekst kieruję do właścicieli i managerów firm MŚP, którzy chcą uporządkować procesy sprzedaży i uniknąć błędów formalnych.
Mimo że e-commerce kojarzy się ze zautomatyzowanymi systemami, obowiązek posiadania kasy fiskalnej nadal zależy od tego, komu sprzedajesz swoje produkty. Kluczowe znaczenie ma tu sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jeśli prowadzisz sprzedaż wyłącznie B2B, kasa fiskalna zwykle nie jest wymagana. Jednak w momencie, gdy choć część klientów stanowią konsumenci, trzeba przeanalizować obowiązek ewidencjonowania obrotu.
Warto pamiętać, że e-commerce nie ma tu odrębnych zasad. Sklep internetowy a kasa fiskalna podlegają dokładnie tym samym regulacjom, co sklepy stacjonarne. Różnica polega jedynie na formie dostawy i płatności, co może dać przedsiębiorcy dodatkowe możliwości skorzystania ze zwolnień.
Istnieją dwa główne typy zwolnień: zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej oraz zwolnienia przedmiotowe. W praktyce oba są często stosowane w e-commerce, szczególnie przez początkujące sklepy.
Zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej obejmuje przedsiębiorców, którzy w danym roku nie przekroczyli limitu obrotu 200 000 zł ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych. To najczęściej stosowane rozwiązanie, ale warto pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze, limit dotyczy tylko tej części sprzedaży, która jest kierowana do konsumentów. Po drugie, kiedy firma przekroczy próg, obowiązek fiskalizacji powstaje praktycznie natychmiast.
Zwolnienia przedmiotowe dotyczą natomiast konkretnych sposobów realizacji sprzedaży. W e-commerce najważniejsze jest to, że w przypadku gdy płatność jest w 100% realizowana bezgotówkowo, a sprzedawca posiada pełne dane nabywcy, często można uniknąć obowiązku ewidencji na kasie.
Aby legalnie korzystać ze zwolnienia, sklep internetowy musi udokumentować każdą sprzedaż w sposób jednoznaczny. Oznacza to, że jeśli korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego, musisz posiadać dane o nabywcy i potwierdzenie płatności wykonanej przelewem lub innym sposobem elektronicznym.
W przypadku sprzedawców, którzy działają na platformach marketplace, może pojawić się dodatkowa trudność, ponieważ nie zawsze pełne dane kupującego są przekazywane sprzedawcy. W takiej sytuacji korzystanie ze zwolnienia może być ryzykowne i warto to skonsultować z księgowym.
Spełnienie warunków zwolnienia obejmuje również prowadzenie właściwej ewidencji. Mimo że nie wystawiasz paragonu z kasy, musisz udowodnić, że transakcje zostały zaksięgowane poprawnie. Brak przejrzystej ewidencji może skutkować obowiązkiem zakupu kasy nawet wtedy, gdy teoretycznie przysługiwałoby ci zwolnienie.
Limit obrotu kasa fiskalna to jeden z kluczowych elementów przepisów dotyczących fiskalizacji. Granica 200 000 zł dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych, a nie całkowitego obrotu firmy. Oznacza to, że jeśli prowadzisz sklep B2B, a tylko niewielka część sprzedaży trafia do konsumentów, limit liczysz wyłącznie dla tej części transakcji.
Ważne jest również to, że limit obrotu liczony jest narastająco od początku roku. Jeśli firma rozpoczyna działalność w trakcie roku, limit wylicza się proporcjonalnie. Przekroczenie progu obliguje przedsiębiorcę do rozpoczęcia ewidencji na kasie w ciągu dwóch miesięcy.
Jednym z najważniejszych zagadnień w e-commerce jest sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna. To właśnie tutaj często powstają nieporozumienia. Jeśli całość zapłaty następuje przelewem, a sprzedawca posiada pełne dane nabywcy, zwolnienie z kasy jest możliwe.
Natomiast jeśli klient wybiera płatność za pobraniem, sytuacja wygląda inaczej. Płatność dostarczana kurierowi traktowana jest jak płatność gotówkowa, przez co wielu przedsiębiorców automatycznie traci prawo do zwolnienia. Warto więc dokładnie przemyśleć, jakie metody płatności chcemy oferować klientom, zwłaszcza na początku działalności.
Niezależnie od sposobu zapłaty czy spełnienia innych warunków, istnieją towary i usługi, które zawsze wymagają kasy. Są to między innymi sprzęt elektroniczny, perfumy, paliwa, części samochodowe czy usługi gastronomiczne. Jeśli sklep internetowy sprzedaje którykolwiek z produktów znajdujących się na tej liście, zwolnienie nie będzie możliwe, nawet przy niskim obrocie lub płatnościach bezgotówkowych.
Awaria kasy fiskalnej to sytuacja, która potrafi sparaliżować sprzedaż. W przypadku sklepów online sprawia to dodatkowy problem, ponieważ oczekiwania klientów dotyczą szybkiej realizacji zamówień. Gdy kasa przestaje działać, obowiązują jasne zasady – przedsiębiorca musi natychmiast przejść na ewidencję w kasie rezerwowej albo wstrzymać sprzedaż do czasu usunięcia awarii. Ignorowanie problemu i kontynuowanie sprzedaży bez ewidencji jest naruszeniem przepisów.
Zawieszenie działalności a kasa fiskalna to kolejny temat często pomijany przez właścicieli sklepów internetowych. Jeśli działalność została zawieszona, kasa fiskalna pozostaje w firmie, ale nie wolno z niej korzystać. Trzeba również przechowywać jej dokumentację i pamiętać, że po wznowieniu działalności należy ponownie przeprowadzić odpowiednia procedurę zgłoszeniową, jeśli kasa została wyrejestrowana z ewidencji.
Likwidacja kasy fiskalnej wymaga dopełnienia kilku formalności. Najpierw należy wykonać raport dobowy i miesięczny, następnie raport rozliczeniowy, a potem zgłosić likwidację w urzędzie skarbowym. Sprzęt musi zostać zdeinstalowany przez serwis, a pamięć fiskalna zablokowana. Dla wielu firm jest to moment zakończenia etapu sprzedaży dla konsumentów i przejścia wyłącznie na model B2B, gdzie kasa nie jest potrzebna.
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w e-commerce zależy od kilku czynników: rodzaju klientów, metod płatności, limitu obrotu oraz rodzaju sprzedawanych towarów. Choć istnieje wiele zwolnień, nie wszystkie są oczywiste, a niewłaściwa interpretacja może prowadzić do kosztownych konsekwencji. Dlatego warto analizować procesy sprzedaży i regularnie weryfikować, czy sklep nadal spełnia warunki do zwolnienia. W e-commerce dobrze zaplanowana procedura fiskalizacji to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale także element budowania stabilnych i profesjonalnych procesów biznesowych. Jeśli prowadzisz sklep internetowy i chcesz mieć pewność, że Twoje działania są zgodne z przepisami, warto poświęcić czas na dokładną analizę – a w razie wątpliwości skonsultować się ze specjalistą.
Polecamy zapoznać się również z innym wartościowym artykułem: B2C – co to jest i jak działa ten model sprzedaży?
